{"id":1200,"date":"2020-09-17T08:20:33","date_gmt":"2020-09-17T08:20:33","guid":{"rendered":"https:\/\/ibj.be\/trois-bonnes-raisons-d-eviter-les-e-mails\/"},"modified":"2024-08-29T07:41:10","modified_gmt":"2024-08-29T07:41:10","slug":"trois-bonnes-raisons-d-eviter-les-e-mails","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ibj.be\/fr\/nieuws\/trois-bonnes-raisons-d-eviter-les-e-mails\/","title":{"rendered":"Trois bonnes raisons d\u2019\u00e9viter les e-mails"},"content":{"rendered":"

Pourquoi \u00e9viter les e-mails pour l\u2019organisation de vos r\u00e9unions.<\/p>\n

L\u2019e-mail est une merveilleuse invention, mais son abus peut gravement nuire \u00e0 l\u2019efficacit\u00e9 d\u2019une entreprise. Pour l\u2019organisation de vos r\u00e9unions, oubliez donc les e-mails\u2009! Nous vous donnons 3 bonnes raisons.<\/p>\n

L\u2019e-mail est une merveilleuse invention, mais son abus peut gravement nuire \u00e0 l\u2019efficacit\u00e9 d\u2019une entreprise. Pour l\u2019organisation de vos r\u00e9unions, oubliez donc les e-mails\u2009! \u00c0 l\u2019heure actuelle, \u00e9changer des e-mails fait partie de notre quotidien, \u00e0 tel point que nous les transf\u00e9rons sans r\u00e9fl\u00e9chir. C\u2019est si simple et si rapide\u2009! Et voil\u00e0 justement leur faiblesse. Trop simple et trop rapide, ce mode de communication est sensible aux erreurs et aux hackers. D\u2019o\u00f9 l\u2019int\u00e9r\u00eat de limiter les e-mails pour vos r\u00e9unions. Pourquoi\u2009? Voici trois bonnes raisons.<\/p>\n

    \n
  1. MANQUE DE CLART\u00c9<\/li>\n<\/ol>\n

    Les e-mails ne sont pas adapt\u00e9s au partage d\u2019ordres du jour et de documents, qui se perdent fr\u00e9quemment en route. Les bo\u00eetes de r\u00e9ception font de pi\u00e8tres syst\u00e8mes de classement. Les participants ne sachant o\u00f9 chercher, ils se retrouvent bien souvent avec la mauvaise version des fichiers envoy\u00e9s. Rens Groeneveld constate que les r\u00e9unions organis\u00e9es de la sorte sont bien souvent chaotiques. Et en sa qualit\u00e9 de CEO de DocWolves, l\u2019entreprise qui propose, avec Wolters Kluwer, la solution ActiveMeetings, il est bien plac\u00e9 pour en parler. \u00ab\u2009R\u00e9sultat : l\u2019heure venue de discuter des documents transmis par e-mail avant la r\u00e9union, chacun a une version diff\u00e9rente. Il n\u2019est pas rare que quelqu\u2019un s\u2019\u00e9chappe \u00e0 la derni\u00e8re minute pour \u00ab\u00a0vite faire une copie\u00a0\u00bb. Dans ce d\u00e9sordre, les d\u00e9cisions \u00e0 prendre passent au second plan.\u2009\u00bb Dans un logiciel sp\u00e9cialement con\u00e7u pour l\u2019organisation de r\u00e9unions, vous ne prenez plus ce risque : tous les participants ont la garantie de consulter la derni\u00e8re version disponible. Fini de chercher dans vos e-mails.<\/p>\n

    2. MULTIPLICATION DES FILS DE R\u00c9PONSE<\/p>\n

    Les \u00e9changes sur le sujet de la r\u00e9union font partie int\u00e9grante du dossier de prise de d\u00e9cision. Toutes les suggestions doivent donc id\u00e9alement \u00eatre class\u00e9es sous le point auquel elles se rapportent : les raisons d\u2019investir dans de nouveaux b\u00e2timents, ou encore de ne pas reconduire le contrat avec un certain fournisseur, par exemple. De cette mani\u00e8re, toutes les informations sont ais\u00e9ment accessibles en cas de discussions ult\u00e9rieures et pour le suivi par la direction. En revanche, si les participants d\u00e9battent par e-mails, ces \u00e9l\u00e9ments importants n\u2019arrivent jamais dans le dossier et sont d\u2019autant plus difficiles \u00e0 localiser par la suite. Ces fils interminables d\u2019e-mails semblent en outre ob\u00e9ir \u00e0 des r\u00e8gles qui leur sont propres. L\u2019ajout ou l\u2019omission d\u2019un destinataire en CC peut non seulement froisser les personnes concern\u00e9es, mais aussi vous causer de s\u00e9rieux probl\u00e8mes. Il suffit d\u2019un message ou une pi\u00e8ce jointe envoy\u00e9s \u00e0 la mauvaise personne… Rens Groeneveld : \u00ab\u2009Dans la h\u00e2te, vous cliquez sur \u2018reply all\u2019 au lieu de \u2018reply\u2019. Trop tard\u2009! Une fois l\u2019e-mail envoy\u00e9, vous ne pouvez plus rien faire.\u2009\u00bb \u00c0 l\u2019inverse, une solution comme ActiveMeetings permet aux participants d\u2019annoter les documents et de les partager uniquement entre personnes autoris\u00e9es.<\/p>\n

    3. S\u00c9CURIT\u00c9 COMPROMISE<\/p>\n

    La derni\u00e8re, mais peut-\u00eatre aussi la plus importante des raisons d\u2019abandonner les e-mails pour vos r\u00e9unions est tr\u00e8s simple : ce canal de communication est particuli\u00e8rement vuln\u00e9rable aux attaques des hackers. Bien des intervenants et des assistants de direction se servent des e-mails pour le transfert de documents pr\u00e9paratoires, sans penser aux risques. M\u00eame si les informations qu\u2019ils contiennent sont confidentielles. Les organismes financiers et institutions de soins de sant\u00e9 interdisent purement et simplement le recours aux e-mails pour ces \u00e9changes. Les messages \u00e9lectroniques sont un v\u00e9ritable cauchemar pour les responsables de la conformit\u00e9. En effet, les e-mails sont fondamentalement risqu\u00e9s, comme l\u2019explique Ralph Moonen. Dans son r\u00f4le de directeur technique de Secura<\/span>, il accompagne les entreprises dans l\u2019am\u00e9lioration de leur s\u00e9curit\u00e9 informatique. Pour ce faire, il a notamment recours au hacking \u00e9thique. \u00ab\u2009Les e-mails peuvent tr\u00e8s facilement \u00ab\u00a0tomber dans les mains\u00a0\u00bb de personnes mal intentionn\u00e9es. Vous ne savez par exemple pas si l\u2019un de vos interlocuteurs n\u2019est pas connect\u00e9 depuis un hot-spot Wifi. Or, tous les op\u00e9rateurs n\u2019offrent pas de chiffrement pour les e-mails, qu\u2019il est alors tr\u00e8s facile de capter.\u2009\u00bb<\/p>\n

    \u00ab\u2009Un simple e-mail peut laisser des traces sur six appareils au moins.\u2009\u00bb<\/span><\/em><\/p>\n

    Les e-mails laissent des traces. Ralph Moonen : \u00ab\u2009Lorsque vous envoyez une pi\u00e8ce jointe, ce m\u00eame document est d\u2019office enregistr\u00e9 sur six appareils : une copie dans vos \u00ab \u00e9l\u00e9ments envoy\u00e9s \u00bb, une sur le serveur sortant, une dans son back-up, une dans le serveur entrant et une autre dans son back-up, et enfin, une sur l\u2019ordinateur ou le smartphone de votre correspondant. Plus il y a de copies de ces informations confidentielles en circulation, plus grand sera le risque qu\u2019elles soient intercept\u00e9es ou qu\u2019elles fuitent au grand jour. Il est bien plus ais\u00e9 de s\u00e9curiser un syst\u00e8me central.\u2009\u00bb D\u00e8s la phase de d\u00e9veloppement de produits, la s\u00e9curit\u00e9 \u00e9tait au centre des pr\u00e9occupations des cr\u00e9ateurs de la solution sp\u00e9cialis\u00e9e ActiveMeetings (security by design). Le logiciel est donc conforme au RGPD et aux certificats ISO 27001 et ISO 27002, ce qui limite grandement le risque de piratage.<\/p>\n

    \n

     ActiveMeetings : l\u2019outil par excellence pour vos r\u00e9unions formelles<\/span><\/p>\n

    Ind\u00e9pendant de toute plateforme, ActiveMeetings est un outil de gestion pour organiser vos r\u00e9unions d\u2019affaires (assembl\u00e9es g\u00e9n\u00e9rales, conseils d\u2019administration, comit\u00e9 de direction, r\u00e9unions d\u2019\u00e9quipe), en respectant toutes vos obligations l\u00e9gales. Cet outil vous permet de planifier les r\u00e9unions, de partager l\u2019agenda et les documents avec les participants, et m\u00eame d\u2019organiser des votes \u00e9lectroniques. En votre qualit\u00e9 d\u2019organisateur, vous transcrivez l\u2019enregistrement de la r\u00e9union en proc\u00e8s-verbal, vous suivez les points d\u2019action et vous partagez les r\u00e9sultats du vote.<\/p>\n

    Envie d\u2019en d\u00e9couvrir toutes les fonctionnalit\u00e9s\u2009? Demandez ici<\/a> une d\u00e9monstration sans engagement.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Pourquoi \u00e9viter les e-mails pour l\u2019organisation de vos r\u00e9unions.<\/p>\n

    L\u2019e-mail est une merveilleuse invention, mais son abus peut gravement nuire \u00e0 l\u2019efficacit\u00e9 d\u2019une entreprise. Pour l\u2019organisation de vos r\u00e9unions, oubliez donc les e-mails\u2009! 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