{"id":1346,"date":"2021-03-10T19:00:00","date_gmt":"2021-03-10T19:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/ibj.be\/droit-d-acces-et-de-copie-du-travailleur-comment-reagir-en-tant-qu-employeur\/"},"modified":"2024-08-29T06:24:05","modified_gmt":"2024-08-29T06:24:05","slug":"droit-d-acces-et-de-copie-du-travailleur-comment-reagir-en-tant-qu-employeur","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ibj.be\/fr\/nieuws\/droit-d-acces-et-de-copie-du-travailleur-comment-reagir-en-tant-qu-employeur\/","title":{"rendered":"Droit d’acc\u00e8s et de copie du travailleur : comment r\u00e9agir en tant qu’employeur ?"},"content":{"rendered":"

Les employeurs sont de plus en plus confront\u00e9s \u00e0 des demandes \u00e9manant de travailleurs visant l\u2019acc\u00e8s aux donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel trait\u00e9es par l’employeur. Comment l’employeur doit-il r\u00e9agir ?<\/em><\/p>\n

Les travailleurs ont-ils un droit d’acc\u00e8s et de copie ?<\/strong><\/p>\n

Oui, les travailleurs peuvent \u00e0 tout moment demander \u00e0 l’employeur si des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel les concernant sont trait\u00e9es et, le cas \u00e9ch\u00e9ant, sur la base du GDPR (RGPD), demander l’acc\u00e8s et une copie des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel que l’employeur traite \u00e0 leur sujet (par exemple, acc\u00e8s \u00e0 leur dossier personnel, acc\u00e8s aux logs-IT, acc\u00e8s aux e-mails, etc.)<\/p>\n

La fourniture d’une copie des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel est en principe gratuite. Si la demande du travailleur est excessive en raison de son caract\u00e8re r\u00e9p\u00e9titif, le paiement de frais raisonnables peut \u00eatre exig\u00e9.<\/p>\n

Dans la pratique, les travailleurs demandent souvent l’acc\u00e8s ou une copie des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel trait\u00e9es \u00e0 leur sujet \u00e0 la suite d’une d\u00e9cision de l’employeur de les licencier ou \u00e0 la suite de la perte d’une promotion.<\/p>\n

Ce droit d\u2019acc\u00e8s et de copie peut-il \u00eatre refus\u00e9 ?<\/strong><\/p>\n

En principe oui, l’autorit\u00e9 de protection des donn\u00e9es (APD) reconna\u00eet en effet que ce droit n’est pas absolu. Comme l’indique explicitement le RGPD, il doit \u00eatre tenu compte des droits et libert\u00e9s d’autrui lors de l’\u00e9valuation du droit d’acc\u00e8s et de copie du travailleur. Toutefois, les droits et libert\u00e9s d’autrui ne doivent pas aboutir \u00e0 ce que les travailleurs soient priv\u00e9s de toute information.<\/p>\n

Le risque de violation des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel des anciens sup\u00e9rieurs hi\u00e9rarchiques et du responsable des ressources humaines, par exemple, ne peut conduire \u00e0 refuser le droit de consulter les annotations et commentaires figurant dans le dossier du personnel. L’employeur doit, dans la mesure du possible, pr\u00e9alablement supprimer ou rendre anonymes les donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel des tiers.<\/p>\n

De m\u00eame, la demande d’un travailleur d’acc\u00e8s aux logs-IT ne peut pas \u00eatre simplement refus\u00e9e en raison des droits et libert\u00e9s d’autrui. La pr\u00e9f\u00e9rence devrait \u00eatre donn\u00e9e \u00e0 l’anonymisation des logs-IT. Toutefois, l’exercice du droit d’acc\u00e8s du travailleur doit \u00eatre mis en balance avec l’\u00e9ventuelle charge de travail administratif \u00e9lev\u00e9e que l’obligation de donner suite au droit d’acc\u00e8s entrainerait. Par exemple, l’APD a accept\u00e9 que l’employeur n’acc\u00e8de pas \u00e0 la demande du travailleur d’acc\u00e9der aux logs-IT vu la charge de travail disproportionn\u00e9e que cela lui imposerait.<\/p>\n

Un travailleur peut \u00e9galement demander \u00e0 tout moment \u00e0 son employeur d’avoir acc\u00e8s \u00e0 ses e-mails et d’en obtenir une copie. Le simple fait que le travailleur aurait encore acc\u00e8s \u00e0 ses e-mails ne fait pas obstacle \u00e0 cette demande. Le risque de violation des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel des exp\u00e9diteurs ou des destinataires des e-mails ne constitue pas davantage un argument pour refuser la demande d’acc\u00e8s aux e-mails ou \u00e0 une copie de ceux-ci, \u00e9tant donn\u00e9 la possibilit\u00e9 de rendre les e-mails anonymes.<\/p>\n

En principe, l’employeur peut toutefois refuser l’acc\u00e8s et la copie des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel en raison du caract\u00e8re excessif ou manifestement infond\u00e9 de la demande (par exemple, si plusieurs demandes ont \u00e9t\u00e9 faites \u00e0 court terme).<\/p>\n

En outre, il est \u00e9galement possible pour l’employeur de refuser l’acc\u00e8s et la copie des donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel en raison de la confidentialit\u00e9 des informations de l’entreprise qui y sont contenues. L’employeur doit cependant \u00eatre en mesure de d\u00e9montrer \u00e0 suffisance que le fait d’acc\u00e9der \u00e0 la demande \u00e9quivaudrait \u00e0 une violation du secret d’affaires ou de la propri\u00e9t\u00e9 intellectuelle, puisque les documents ou les dossiers, tels que les e-mails par exemple, contiennent des informations potentiellement sensibles sur l’entreprise.<\/p>\n

L’employeur doit-il r\u00e9agir \u00e0 la demande ?<\/strong><\/p>\n

Oui, l’employeur doit en tous cas r\u00e9agir \u00e0 la demande du travailleur.<\/p>\n

L’employeur doit informer le travailleur, dans le mois suivant la r\u00e9ception de la demande, de la suite donn\u00e9e \u00e0 celle-ci. En fonction de la complexit\u00e9 de la demande, l’employeur a \u00e9galement la possibilit\u00e9, dans le m\u00eame d\u00e9lai d’un mois, d’informer le travailleur que la p\u00e9riode sera prolong\u00e9e de deux mois au maximum.<\/p>\n

L’employeur peut \u00e9galement demander au travailleur de pr\u00e9ciser sa demande dans ce d\u00e9lai d’un mois si le responsable du traitement traite un grand nombre de donn\u00e9es sur la personne en question et si la demande est formul\u00e9e de mani\u00e8re tr\u00e8s g\u00e9n\u00e9rale.<\/p>\n

Si l’employeur estime qu’il ne peut pas donner suite \u00e0 la demande, il doit en informer la personne concern\u00e9e dans le mois qui suit la demande. Comme nous l’avons vu plus haut, cela est d\u00e9fendable lorsque, par exemple, il existe un risque de violation du secret d’affaires (et que cela peut \u00eatre d\u00e9montr\u00e9 de mani\u00e8re suffisante), la demande est excessive, ou elle donne lieu \u00e0 une situation manifestement d\u00e9raisonnable, ou \u00e0 une charge de travail disproportionn\u00e9e pour l’entreprise.<\/p>\n

L’absence de r\u00e9ponse de l’employeur dans le mois suivant la r\u00e9ception de la demande revient \u00e0 ne pas donner suite \u00e0 la demande du travailleur et \u00e0 une violation du RGPD.<\/p>\n

L’employeur doit-il se pr\u00e9parer aux demandes ?<\/strong><\/p>\n

Oui, l’employeur a l’obligation de pr\u00e9parer et de faciliter les demandes d’exercice des droits.<\/p>\n

En cas de demande effective d’acc\u00e8s ou de copie, l’entreprise peut prendre les mesures suivantes pour s’assurer qu’il sera donn\u00e9 suite \u00e0 la demande dans les temps (dans un d\u00e9lai d’un mois \u00e0 compter de sa r\u00e9ception) :<\/p>\n