Telewerkbeleid: een aantal bijzondere juridische aandachtspunten nader toegelicht

Het boek ‘Werk & Thuis. Telewerk tijdens en na corona’ is een naslagwerk voor iedereen die te maken krijgt met de juridische aspecten van thuiswerken tijdens en na de coronacrisis. Het geeft grondig onderbouwde antwoorden op vragen zoals: Welke formaliteiten moeten de partijen naleven? Voor welk materiaal moet de werkgever zorgen? Moet de onderneming een onkostenvergoeding betalen? Mag de werknemer ook vanuit zijn tweede verblijf in het buitenland werken? …

Intersentia sprak met medeauteur, meester Ann Witters naar aanleiding van deze gloednieuwe publicatie en stelde enkele vragen over een aantal minder evidente aspecten. 

Moet de werkgever thuiswerk aan iedere medewerker toestaan of is het toegelaten dat thuiswerk te beperken tot bepaalde functies?

Mr. Witters: De werkgever hoeft thuiswerk niet aan iedere medewerker toe te staan. Wel moet hij natuurlijk rekening houden met het verbod op discriminatie: de werkgever kan de toelating tot thuiswerk dus niet baseren op de criteria die beschermd zijn door de Antidiscriminatiewet. Indien de werkgever dat wel zou doen (bv. door te bepalen dat er pas vanaf een bepaalde leeftijd thuiswerk mag worden uitgeoefend of dat werknemers enkel mogen thuiswerken indien zij kinderen hebben), dan kan de gediscrimineerde werknemer een schadevergoeding vorderen voor de geleden materiële en morele schade die in principe gelijk is aan het brutoloon voor zes maanden.

Daarnaast is er ook nog het algemeen grondwettelijk beginsel van non-discriminatie overeenkomstig de artikelen 10 en 11 van de Grondwet. Volgens dit beginsel is een verschil in behandeling slechts toegelaten indien dat verschil op een objectief en redelijk verantwoord criterium berust. Op basis van het algemeen grondwettelijk beginsel van non-discriminatie moeten dus dezelfde regels gelden voor collega’s die dezelfde functie uitoefenen of hetzelfde statuut hebben. Voor bepaalde functies zoals arbeiders zal het niet altijd mogelijk zijn om in thuiswerk te voorzien, maar daarentegen kan moeilijk verantwoord worden waarom de ene administratief bediende wel zou mogen thuiswerken en de andere administratief bediende niet. Ook in het kader van een goed HR-beleid is het in ieder geval aangewezen om, indien thuiswerk wordt toegestaan, dat op een objectieve manier te doen voor bepaalde categorieën van werknemers zonder onderscheid. De werkgever kan hiertoe een policy opstellen die bepaalt welke functies in aanmerking komen voor thuiswerk en welke niet. Zo kan hij bijvoorbeeld bepalen dat de werknemers pas vanaf een bepaalde anciënniteit mogen thuiswerken.

Waarom is het in de praktijk vaak nuttig om in een policy te voorzien, hoewel dat strikt wettelijk niet vereist is en in welke taal moet die opgesteld worden?

Mr. Witters:  Het is inderdaad in de praktijk vaak nuttig om in een policy te voorzien op het niveau van de onderneming waarin het concrete beleid wordt uitgewerkt voor zowel structureel als occasioneel telewerk (en desgevallend ook huisarbeid, indien van toepassing). Indien er een policy voor structureel en voor occasioneel telewerk wordt uitgewerkt, worden er meestal twee afzonderlijke documenten opgemaakt (d.w.z. één policy voor structureel telewerk en één voor occasioneel telewerk).

Maar let toch op: taal is een belangrijk aandachtspunt bij het maken van afspraken rond thuiswerk. In de praktijk zullen veel werkgevers immers geneigd zijn om een Engelstalig thuiswerkbeleid in te voeren voor de hele groep, terwijl Engelstalige communicatie in beginsel niet tegenstelbaar is aan Belgische werknemers. Om te weten welke taal moet worden gebruikt, moet worden nagegaan aan welke exploitatiezetel de werknemers in kwestie verbonden zijn. De ligging van de maatschappelijke zetel of van de hoofdzetel, de woonplaats van de werknemer of het feit dat de werknemer de taal al dan niet begrijpt, zijn dus niet relevant. De taalregelingen leggen wel enkel verplichtingen op aan werkgevers. Werknemers zijn dus vrij om de taal te kiezen waarin zij communiceren met de werkgever. Concreet betekent dit dat een aanvraag van de werknemer tot occasioneel telewerk in om het even welke taal geldig zal zijn. Hierbij moet wel opgemerkt worden dat werknemers eerbied en achting verschuldigd zijn aan hun werkgever, waardoor verwacht kan worden dat de werknemer zich minstens uitdrukt in een taal die de werkgever verstaat.

Eigenaardig is wel dat een werkgever best maaltijdcheques blijft toekennen voor werknemers die thuiswerken.

Mr. Witters:  Het is zeker mogelijk – en zelfs aangewezen (in ieder geval om (para)fiscale redenen) – om maaltijdcheques toe te kennen aan de werknemers voor de dagen waarop ze thuiswerken. Als algemene regel geldt immers dat het aantal toegekende maaltijdcheques gelijk moet zijn aan de dagen waarop de werknemer ‘normale werkelijke arbeid’ verricht. Zo niet, zal de toekenning van de maaltijdcheques niet vrijgesteld worden van socialezekerheidsbijdragen en belastingen. Meer bepaald zal het bedrag van de werkgeverstussenkomst in de te weinig ontvangen cheques (zijnde de cheques die niet werden toegekend hoewel er wel arbeidsprestaties werden geleverd) als loon worden beschouwd, onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen en aan belastingen.

Thuiswerkers worden niet uitgesloten van deze bepaling. Bijgevolg worden de dagen waarop de betrokken werknemer van thuis uit werkt, ook beschouwd als ‘dagen waarop de werknemer normale werkelijke arbeid verricht’. Met andere woorden, de werknemer zal voor die betrokken dag ook een maaltijdcheque moeten krijgen indien de werkgever het reële risico op (para)fiscale regularisatie wil vermijden.

Als de werknemer die thuis werkt een bedrijfswagen heeft, dan zal die toch quasi exclusief privé gebruikt worden? Is dat niet opmerkelijk en kan er dan geen afwijkende regeling afgesproken worden?

Mr. Witters:  De werknemer behoudt het recht om zijn bedrijfswagen verder te gebruiken op de dagen dat hij thuiswerkt, want de bedrijfswagen is een onderdeel van het loon. Het zal bijgevolg niet zomaar mogelijk zijn voor de werkgever om eenzijdig de bedrijfswagen van de thuiswerkers af te nemen. Het risico bestaat immers dat de betrokken werknemer een zogenaamd ‘impliciet ontslag’ zou inroepen wegens een eenzijdige, belangrijke wijziging van een essentiële arbeidsvoorwaarde, meer bepaald het loon. Het is wel mogelijk dat de werkgever en de werknemer onderling overeenkomen dat de bedrijfswagen ingeleverd wordt. Het zou echter moeilijk te begrijpen zijn waarom werknemers in de praktijk zomaar akkoord zouden gaan met het feit dat hun bedrijfswagen wordt afgenomen zonder dat daarvoor (minstens) een gelijkwaardige compensatie geboden wordt.

Voor de werkgever betekent het thuiswerk mogelijk evenwel een meerkost. De werkgever heeft de bedrijfswagen immers ter beschikking gesteld zowel voor beroepsdoeleinden als voor privédoeleinden en plots zal de wagen meer voor privédoeleinden worden gebruikt. Sommige werkgevers willen aan thuiswerkers dan ook een ander type wagen aanbieden dan aan werknemers die op kantoor werken of aan werknemers die veel professionele verplaatsingen afleggen. Dat kan desgevallend zo bepaald worden in de car policy. Het is in dat opzicht ook mogelijk om overeen te komen dat de werknemer een (hogere) eigen bijdrage betaalt, omdat ervan uitgegaan wordt dat het privégebruik van de bedrijfswagen zal vermeerderen voor thuiswerkers. Hierbij kan echter de kanttekening gemaakt worden dat het privatieve gebruik van de bedrijfswagen bij thuiswerkers niet noodzakelijk verhoudingsgewijs toeneemt. Het gewone woon-werkverkeer dient immers eveneens beschouwd te worden als privékilometers en die kilometers vallen precies weg door het thuiswerk.

Meer informatie:

Werk & Thuis
Telewerk tijdens en na corona

Ann Witters, Julie Devos, Anouck Stabel en Lauren Daniels

Juni 2021
ISBN 9789400013766

Zie https://intersentia.be/nl/werk-thuis.html