Bemiddeling bij IT-geschillen

Partnerblog

In de context van toenemende digitalisering, cloud computing en AI-integratie worden IT-geschillen steeds complexer en internationaler. Bedrijven die vandaag betrokken raken in een conflict over software, SaaS-diensten, IT-outsourcing of beschikbaarheid van bedrijfsdata, ondervinden dat de traditionele gerechtelijke procedure vaak te traag en te technisch beperkt is. Het commerciële belang verdwijnt in een procedure voor de rechtbank vaak naar de achtergrond en het geschil wordt nog louter juridisch bekeken. Bemiddeling (mediation) is vandaag geen “soft” alternatief meer, maar een strategisch instrument in het arsenaal van elke bedrijfsjurist.

1. Een nieuw type IT-conflict

De aard van IT-geschillen is fundamenteel veranderd:
– Cloudcontracten bevatten vaak multi-tiered SLA’s, met buitenlandse datalocaties en uiteenlopende aansprakelijkheidsbeperkingen;
– AI-projecten zorgen voor discussies over trainingsdata, algoritmische bias en eigendom van gegenereerde output;
– De toenemende nadruk op cyberbeveiliging (o.m. via de NIS2-wet, de Cyber Resilience Act, de Data Act, DORA enz.) leidt tot betwistingen over compliance, audits, en incidentrespons;
– IT-contracten omvatten steeds vaker ketens van onderaannemers of integrators, waardoor discussies over verantwoordelijkheden moeilijker te ontwarren zijn.

Dergelijke geschillen lenen zich slecht voor een louter juridische beoordeling binnen het kader van een procedure ten gronde. De kern van het probleem is vaak technisch, communicatief of projectmatig van aard. Bovendien is de commerciële impact groot: opschorting van een systeem, verlies van toegang tot data, stagnatie van digitale processen.

2. Grenzen van de gerechtelijke weg

Voor de rechtbank staat de bewijslast centraal. Deskundigenonderzoeken zijn mogelijk, maar duren lang en de kost kan aanzienlijk zijn. In veel gevallen is de schade intussen onherstelbaar: het systeem is verouderd, de leverancier is failliet of de klant heeft elders een noodoplossing gezocht. Bovendien is de rechter gebonden aan het contract en kan deze de contractuele evenwichten niet zomaar in alle omstandigheden hertekenen.

3. Voordelen van bemiddeling in een IT-context

Bemiddeling biedt hier een meerwaarde, zeker wanneer ze goed voorbereid en juridisch omkaderd wordt:
– Partijen kunnen een IT-onderlegde bemiddelaar kiezen die technische en contractuele knelpunten begrijpt;
– Er is ruimte voor vertrouwelijke bilaterale gesprekken (“caucus”), waar bijvoorbeeld het risico op gezichtsverlies of interne aansprakelijkheid besproken kan worden;
– De partijen behouden hun commerciële relatie indien gewenst — cruciaal in langlopende of kritieke IT-dienstverleningscontracten; En als de wegen toch zouden scheiden dan kan dit in een dading worden geregeld, met opvolging van de afspraken door de bemiddelaar;
– Internationale partijen kunnen procedureregels en taal kiezen, wat met name nuttig is bij Engelstalige IT-contracten met buitenlandse providers.

4. Contractuele inbedding

Een goed IT-contract voorziet vandaag in een escalatieclausule, met meerdere stappen: overleg op operationeel niveau, escalatie naar directie, en desgevallend bemiddeling. In internationale cloud- of AI-contracten is het cruciaal om helder te definiëren:
– Wat wordt bedoeld met “mediation”?
– Volgens welk recht of forum?
– Welke regels volgens van welke instelling (bv. CEPANI, ICC en dergelijke) ?
– In welke taal? Locatie? Wat als de bemiddeling mislukt? Rechtbank of arbitrage?

Zonder bemiddelingsclausule blijft bemiddeling in principe ook mogelijk, maar duurt de instap soms langer — wat afbreuk kan doen aan het momentum om een commerciële regeling te willen treffen.

5. Voorbereiden van bemiddeling: juridisch, zakelijk én menselijk

Bemiddeling vergt juridische voorbereiding, net zoals een onderhandeling:
– Analyse van het contract, technische bijlagen, wijzigingshistoriek;
– Inschatting van de wederpartij en diens belangen;
– Voorbereiding van mogelijke voorstellen die juridisch verdedigbaar zijn en zakelijk haalbaar.

Maar even belangrijk is het menselijk en projectmatig inzicht: wat is de echte blokkade? Is er ruimte voor herstel van vertrouwen? Welke interne doelstellingen (bonussen, KPI’s, reputatie) spelen mee?

6. Strategische voorbereiding: de juridische toolbox voor bedrijfsjuristen

Bemiddeling vergt ook een juridisch-strategische voorbereiding. De praktijk leert dat bemiddelingen mislukken wanneer:
– partijen onvoldoende mandaat hebben;
– de onderhandelingsruimte niet vooraf werd bepaald;
– of de belangen onvoldoende zijn uitgediept.

Partijen doen er goed aan om systematisch na te gaan:

– Mandaat en beslissingsbevoegdheid: Wie zit er aan tafel, en wie beslist uiteindelijk? Zijn er derden die betrokken moeten worden (bv. raad van bestuur, hoofdkantoor)?
– Alternatieven en tijdsdruk: Wat als de bemiddeling mislukt? Is er een reëel alternatief (bv. arbitrage of kort geding), en hoe schatten we de sterkte daarvan in? Kan het alternatief ook strategisch gebruikt worden ?
– Belangenanalyse: Wat zijn de échte belangen van onze partij, en van de wederpartij? Zijn er onderliggende zorgen (bijv. reputatieverlies, (bedrijfspolitieke druk, KPI’s) die in de analyse moeten meegenomen worden?
– Onderhandelingsruimte: Welke punten zijn onderhandelbaar, en welke niet? Welke toegevingen kunnen we doen in ruil voor andere elementen? Kunnen objectieve criteria helpen om een “fair” voorstel te onderbouwen?
– Communicatiestrategie: Wie onderhandelt? Wat weten we over de stijl en belangen van de andere partij(en)? Kunnen we de gesprekken opsplitsen, vertrouwelijke caucusmomenten voorzien of globale pakketten voorstellen?
– Vastleggen van een akkoord: Worden afspraken schriftelijk bevestigd in een dading? Wordt het akkoord juridisch bindend? Zijn er kosten, procedures of voorbehouden waar we rekening mee moeten houden?

Deze aanpak is geen overbodige luxe. In complexe IT-dossiers, met technische aspecten, meerdere contracten en buitenlandse partijen, is deze voorbereiding cruciaal om efficiënt tot een gedragen oplossing te komen.

Auteur

Edwin Jacobs

Delen