Legal Ops: van een reactieve juridische afdeling naar een datagedreven en beter aangestuurde functie

Legal Ops brengt daar een andere manier van werken in. Door specifieke methodes en werkwijzen toe te passen op het beheer van juridische activiteiten, helpt Legal Ops teams om niet alleen vragen op te vangen, maar opnieuw controle te krijgen over de manier waarop de afdeling functioneert.

Door processen te structureren, data beter te benutten, prestaties te meten en technologie gericht in te zetten, kunnen juridische teams hun werklast beter voorspellen, prioriteiten duidelijker stellen en middelen efficiënter inzetten.

Een reactieve juridische afdeling kan functioneren, maar steunt vaak op teams die voortdurend compenseren voor een gebrek aan overzicht en structuur.

Een aantal signalen maakt de beperkingen van zo’n model snel zichtbaar:

• prioriteiten worden bepaald door urgentie in plaats van door impact;
• er is slechts gedeeltelijk zicht op contracten, deadlines en verplichtingen;
• data is beschikbaar, maar moeilijk bruikbaar voor besluitvorming;
• teams verliezen veel tijd aan manuele taken zoals opvolging, gegevensinvoer, documentzoekwerk en deadlinebeheer.

Legal Ops vertrekt vanuit het omgekeerde principe: afstand nemen van de dagelijkse drukte om te kijken waar de juridische functie efficiënter kan werken.

• Welke onderwerpen nemen de meeste tijd van het team in beslag?
• Welke taken keren steeds terug?
• Welke stappen vertragen juristen in hun werk?
• Welke informatie ontbreekt om betere keuzes te maken?

Een objectief beeld van de werking van de juridische afdeling vormt de basis voor verbeteringen op het vlak van processen, data en technologie.

Legal Ops bestrijkt processen en data, maar ook technologie en resourceplanning. Typische verantwoordelijkheden zijn onder meer:

• Juridische processen structureren. Legal Ops brengt workflows in kaart, verduidelijkt verantwoordelijkheden en legt de belangrijkste stappen vast. Zo kan een contractaanvraag een duidelijk proces volgen in plaats van afhankelijk te zijn van losse e-mails, reminders en manuele opvolging.
• Terugkerende taken standaardiseren en automatiseren. Templates, clausulebibliotheken, playbooks en escalatieregels creëren een consistent kader voor veelvoorkomende situaties.
• Tools inzetten die aansluiten bij het werk van gebruikers. Denk aan het centraliseren van informatie, het stroomlijnen van goedkeuringen, het genereren van documenten of het beter benutten van data via een CLM, automatisering of AI-projecten.
• Prestaties en middelen aansturen. Gerichte KPI’s maken het mogelijk om doorlooptijden, aantallen aanvragen, contractuele workload en het gebruik van interne en externe resources op te volgen.

Het resultaat is een juridische afdeling die haar middelen efficiënter inzet, beter presteert en haar expertise kan richten op dossiers met de grootste impact.

Een van de belangrijkste bijdragen van Legal Ops is dat het een sterkere meetcultuur introduceert in het beheer van juridische activiteiten.

Contractbeheer is daar een goed voorbeeld van. Het aantal verwerkte contracten, de doorlooptijd van contracten, goedkeuringstijden en het aantal onderhandelingsrondes zijn allemaal KPI’s waarmee knelpunten zichtbaar worden en processen kunnen worden verbeterd.

Maar data kan ook concrete inzichten opleveren voor operationele en zakelijke beslissingen:

• Deadlines en heronderhandelingen anticiperen. Door tijdig te zien welke contracten in de komende maanden aflopen, kunnen teams onderhandelingen voorbereiden in plaats van automatische verlengingen te ondergaan.
• Prioriteiten bepalen op basis van impact. Door contractwaarde, verplichtingen en gevoelige clausules met elkaar te combineren, kunnen teams focussen op de verbintenissen met de grootste potentiële impact.
• Zakelijke beslissingen ondersteunen. Een geconsolideerd overzicht van contractuele verplichtingen kan bijvoorbeeld helpen om de financiële blootstelling aan een leverancier in kaart te brengen of commerciële engagementen beter te beoordelen.

Legal en contractdata worden vandaag nog te weinig benut, terwijl ze net een echte bron van bedrijfswaarde kunnen vormen.

Een van de meest voorkomende fouten is beginnen bij de technologie in plaats van bij het probleem dat moet worden opgelost. Een slecht gedefinieerd proces digitaliseren betekent vaak dat dezelfde inefficiënties gewoon in een nieuwe tool worden overgenomen.

Daarom is de eerste analyse van de werking essentieel om de juiste vragen te stellen:

• Wat zijn de grootste knelpunten? Goedkeuringen die te lang duren, tijdrovende zoekacties, deadlines die onvoldoende worden opgevolgd?
• Waar ontstaat de frictie? Bij de intake, tijdens het opstellen, in de onderhandeling of omdat een bestaande tool te complex is?
• Welk resultaat wil je bereiken? Kortere doorlooptijden, beter deadlinebeheer, minder manuele input of slimmer gebruik van data?

Zo’n diagnose helpt om behoeften te prioriteren en te bepalen waar technologie daadwerkelijk waarde kan creëren.

Een CLM kan bijvoorbeeld contracten centraliseren wanneer versnipperde opslag de toegang tot informatie bemoeilijkt, goedkeuringsflows automatiseren wanneer teams te veel afhankelijk zijn van manuele reminders, of contractdata structureren wanneer die nog handmatig wordt beheerd.

Een juridische afdeling heeft geen apart Legal Ops-team nodig om met deze principes aan de slag te gaan. Een eenvoudige aanpak kan al voldoende zijn:

• Kies één belangrijk knelpunt dat vaak genoeg voorkomt om actie te rechtvaardigen, zoals trage goedkeuringen, onduidelijke aanvragen, moeilijk terug te vinden contracten of onvoldoende opgevolgde deadlines.
• Meet de beginsituatie aan de hand van enkele eenvoudige indicatoren, zodat er een duidelijke vergelijkingsbasis ontstaat.
• Verbeter het proces door overbodige stappen weg te nemen en verantwoordelijkheden duidelijker te maken.
• Test één eerste use case, eventueel ondersteund door technologie als dat relevant is.
• Meet het resultaat en breid de aanpak daarna stap voor stap uit naar andere processen.

Een helder gedefinieerd probleem, een paar datapunten om het te objectiveren en één concrete actie om het aan te pakken, zijn vaak al genoeg om een Legal Ops-werkwijze op gang te brengen.

Legal Ops draait niet om juridische teams “meer te laten doen met minder”. Het gaat erom juridische activiteiten beter te begrijpen, te structureren en aan te sturen, zodat middelen kunnen worden ingezet waar ze de meeste waarde creëren.