Partnerblog
Interne onderzoeken zijn steeds verder geformaliseerd en spelen een steeds belangrijkere strategische rol binnen corporate-governance- en compliancekaders. Organisaties onderzoeken vermoedens van fraude, belangenconflicten, misbruik van gegevens, schendingen van intern beleid, oneerlijke concurrentie, onregelmatigheden in declaraties en tal van andere kwesties op de werkvloer. Voor dergelijke onderzoeken is het vaak nodig om gegevens te verzamelen en analyseren, waaronder e-mails, chatberichten, HR-dossiers, toegangslogboeken, financiële gegevens, gegevens op laptops en/of mobiele telefoons, documentdatabases en ander digitaal bewijsmateriaal.
In België is het wettelijke kader voor deze onderzoeken ingrijpend gewijzigd. De nieuwe Belgische Wet van 18 mei 2024 tot regeling van de private opsporing (WPO), of loi du 18 mai 2024 réglementant la recherche privée (LRP), vervangt de oudere wet uit 1991 betreffende het beroep van privédetective. Dit is niet slechts een technische wetswijziging. De wet verandert de manier waarop organisaties naar interne onderzoeken moeten kijken. De kernboodschap is duidelijk: interne onderzoeken kunnen niet langer worden behandeld als informele feitenonderzoeken. Zij moeten zorgvuldig worden afgebakend en gedocumenteerd, proportioneel zijn en voldoen aan zowel de Wet Private Opsporing als de beginselen op het gebied van gegevensbescherming. In dit artikel gaan we nader in op de belangrijkste wijzigingen die de Wet Private Opsporing introduceert en op de praktische gevolgen voor organisaties die interne onderzoeken uitvoeren.
1. Van privédetectives naar private opsporingsactiviteiten
De belangrijkste verandering is de verschuiving van de regulering van privédetectives als beroepsgroep naar de regulering van private opsporingsactiviteiten. De wet uit 1991 richtte zich voornamelijk op privédetectives: personen die beroepsmatig en tegen betaling informatie verzamelden over personen, hun gedrag, vermogen, toestand of andere persoonlijke aangelegenheden, of bewijsmateriaal verzamelden in het kader van geschillen. In de praktijk werd de wet vooral geassocieerd met het klassieke model waarbij een externe privédetective werd ingeschakeld om een persoon of situatie te onderzoeken.
De wet van 2024 kiest voor een andere benadering. In plaats van zich te richten op wie het onderzoek uitvoert, staat centraal welke activiteiten worden verricht. Hierdoor kunnen interne onderzoeken die worden uitgevoerd door HR, Legal, Compliance, Audit of een andere interne functie onder de nieuwe wet vallen. Dat is met name het geval wanneer informatie over personen of feiten wordt verzameld met het oog op gebruik in een geschil, tuchtzaak of ander intern conflict. Dit kan bijvoorbeeld relevant zijn bij onderzoeken naar fraude, wangedrag, diefstal, belangenconflicten, misbruik van bedrijfssystemen, oneerlijke concurrentie, misbruik van ziekteverlof of ontslag om dringende reden. Organisaties dienen zich ervan bewust te zijn dat de nieuwe wet specifieke eisen stelt aan de wijze waarop onderzoeken worden uitgevoerd.
2. Vergunning en toestemming: een belangrijke maar genuanceerde verplichting
De nieuwe wet introduceert vergunnings- en toestemmingsvereisten aan private onderzoeksbureaus, interne onderzoeksafdelingen en individuele onderzoekers. In het algemeen hebben deze partijen een vergunning van de minister van Binnenlandse Zaken nodig om het onderzoek rechtsgeldig uit te voeren. De vergunning wordt verleend voor een hernieuwbare periode van vijf jaar en is onderworpen aan voorwaarden op het gebied van geschiktheid en integriteit.
Het is daarom essentieel dat juridische teams binnen organisaties beoordelen of een bepaalde werknemer of afdeling over een vergunning moet beschikken, omdat de betreffende activiteiten onder de wet kunnen vallen.
3. De noodzaak van een intern onderzoeksbeleid
De wet vereist dat organisaties een duidelijk intern kader vaststellen voor de uitvoering van interne onderzoeken. Onderzoeken moeten uitdrukkelijk zijn toegestaan en geregeld in een intern beleid of een vergelijkbaar instrument, zoals het arbeidsreglement, een collectieve arbeidsovereenkomst of een beslissing van de ondernemingsraad.
Werkgevers hebben tot 16 december 2026 de tijd om aan deze beleidsverplichting te voldoen. Als een organisatie na deze deadline niet over een passend beleid beschikt, loopt zij het risico bepaalde interne onderzoeken niet rechtsgeldig te kunnen uitvoeren. Ook kunnen onderzoeksbevindingen onbruikbaar worden of met succes worden betwist.
Dit is één van de belangrijkste praktische aandachtspunten voor organisaties. Voorbereid zijn op een onderzoek begint niet pas wanneer zich een incident voordoet. Tegen die tijd kan het te laat zijn om het juiste kader op te zetten. Daarom is het van belang dat organisaties vooraf beleid vast te stellen waarin duidelijk wordt beschreven wanneer een onderzoek mag worden uitgevoerd, wie daarvoor toestemming mag geven, wie het onderzoek mag uitvoeren, welke methoden mogen worden gebruikt, hoe gegevens mogen worden verzameld, hoe met bewijsmateriaal wordt omgegaan, hoe werknemers of andere betrokkenen worden geïnformeerd en hoe rapporten worden opgesteld en bewaard.
Een duidelijk onderzoeksbeleid bevordert bovendien een consistente aanpak. Het verkleint het risico dat . onderzoeken verschillend worden behandeld afhankelijk van de afdeling, de manager of de urgentie van de situatie. Daarnaast laat het zien dat de organisatie al vóór de start van een onderzoek heeft nagedacht over proportionaliteit, privacy en procedurele waarborgen.
4. Strengere procedurele en documentatievereisten
De nieuwe wet stelt strengere eisen aan de uitvoering en documentatie van interne onderzoeken. Organisaties moeten onder meer een onderzoeksdossier aanleggen, de verschillende onderzoeksstappen vastleggen, schriftelijke verslagen van interviews opstellen en binnen vastgestelde termijnen een eindrapport opleveren. Daarnaast moeten zij, waar van toepassing, voldoen aan informatie- en toestemmingsvereisten.
Al vóór de start van een onderzoek moeten organisaties de rechtsgrondslag, de reikwijdte van het onderzoek, de relevante betrokkenen, de gegevensbronnen en systemen binnen de scope, de onderzoeksperiode en de reviewaanpak bepalen. Tijdens het onderzoek moeten de verrichte handelingen zorgvuldig worden gedocumenteerd en moet op consistente wijze met bewijsmateriaal worden omgegaan. Bij de rapportage moeten conclusies steeds kunnen worden herleid tot relevant en rechtmatig verkregen bewijsmateriaal.
5. Gevoelige gegevens: een duidelijk compliancerisico
De nieuwe wet trekt ook duidelijke grenzen rond bepaalde categorieën informatie. Zo is onderzoek naar iemands gezondheid, politieke overtuigingen of lidmaatschap van een vakbond uitdrukkelijk verboden.
Dit punt is vooral belangrijk bij arbeidsrechtelijke onderzoeken. Een organisatie kan een legitieme reden hebben om vermoedelijk wangedrag te onderzoeken, maar het onderzoek kan juridisch riskant worden wanneer het zich uitbreidt naar beschermde gebieden. Onderzoeken die betrekking hebben op ziekteverlof, werknemersvertegenwoordigers, vakbondsactiviteiten of activisme op de werkvloer vereisen bijzondere zorgvuldigheid.
In de praktijk betekent dit dat organisaties de reikwijdte van het onderzoek zorgvuldig moeten bepalen voordat zij gegevens verzamelen. Onderzoekers moeten zich vooraf afvragen welke vragen zij willen beantwoorden en welke gegevens daarvoor daadwerkelijk noodzakelijk zijn. Indien de dataset mogelijk gevoelige of wettelijk beschermde informatie bevat, kunnen aanvullende waarborgen nodig zijn, zoals gerichte gegevensverzameling, uitsluitingstermen, beperkte toegang, afscherming van gegevens, escalatieprotocollen en zorgvuldige rapportage.
6. De AVG en gegevensbescherming staan centraal
Wanneer een onderzoek binnen een rechtmatige onderzoeksopdracht valt, moeten organisaties nog steeds voldoen aan de hedendaagse verwachtingen op het gebied van privacy en gegevensbescherming. Bij interne onderzoeken worden vaak persoonsgegevens verwerkt. Dat kan onder meer het geval zijn bij e-mails, chatberichten, HR-dossiers, toegangslogboeken, declaratiegegevens, gegevens afkomstig van laptops en mobiele telefoons, document metadata en andere bedrijfsgegevens die betrekking hebben op identificeerbare personen. Organisaties moeten bij het plannen van een onderzoek daarom rekening houden met zowel de Wet Private Opsporing als de verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming.
Dit betekent dat de beginselen van proportionaliteit en dataminimalisatie richtinggevend moeten zijn voor de volledige onderzoeksstrategie. Organisaties moeten onder meer bepalen welke betrokkenen relevant zijn, van welke systemen gegevens moeten worden verzameld, welke periode noodzakelijk is, welke zoektermen of filters onnodige blootstelling beperken, of bepaalde gegevenscategorieën moeten worden uitgesloten, wie toegang tot de gegevens krijgt, hoelang de gegevens worden bewaard en hoe het eindrapport wordt beperkt tot wat noodzakelijk is.
7. Uitzonderingen op het toepassingsgebied: nuttig, maar niet altijd eenvoudig
De wet is niet van toepassing op iedere activiteit die kenmerken van een onderzoek vertoont. De Wet Private Opsporing bepaalt dat bepaalde beroepsactiviteiten zijn uitgesloten, waaronder bepaalde activiteiten van HR, advocaten, notarissen, gerechtsdeurwaarders, journalisten, auditors en commissarissen. Ook activiteiten gericht op het identificeren en analyseren van cyberbeveiligingsincidenten zijn deels uitgesloten.
Activiteiten die worden uitgevoerd om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, kunnen eveneens zijn uitgesloten, zoals onderzoeken naar aanleiding van klokkenluidersmeldingen of klachten over psychosociale risico’s die worden behandeld door de bevoegde preventieadviseur. De situatie kan echter complexer worden als de resultaten later buiten de context van die wettelijke verplichting worden gebruikt, bijvoorbeeld in een tucht- of ontslagprocedure.
Dit is een belangrijke praktische nuance. Organisaties moeten er niet zonder meer van uitgaan dat een kwestie buiten het toepassingsgebied valt omdat zij begon als een klokkenluidersonderzoek, audit, cyberbeveiligingsincident of wettelijk voorgeschreven proces. Als de resultaten later worden gebruikt om de belangen van de onderneming te beschermen in een geschil of intern conflict, moet rekening worden gehouden met de Wet Private Opsporing.
Omdat er onder het nieuwe regime momenteel nog maar beperkt praktijkervaring, handhavingsrichtlijnen en rechtspraak beschikbaar zijn, blijven de precieze grenzen van sommige uitzonderingen onzeker. Naar verwachting ontstaat hierover in de loop van de tijd meer duidelijkheid. Tot die tijd doen organisaties er verstandig aan een voorzichtige aanpak te hanteren en ervoor te zorgen dat relevante stakeholders zich bewust zijn van de juridische beoordelingen en belangenafwegingen die vóór, tijdens en na een onderzoek nodig kunnen zijn. In veel gevallen is het daarom raadzaam om de toepasselijkheid van de wet actief te beoordelen, in plaats van aan te nemen dat een uitzondering automatisch van toepassing is.
8. Bewijsrisico: het proces doet ertoe
De nieuwe wet heeft ingrijpende gevolgen. Niet-naleving kan leiden tot bestuursrechtelijke gevolgen en de bruikbaarheid van onderzoeksresultaten en bewijsmateriaal in gerechtelijke procedures ondermijnen.
Dit betekent niet noodzakelijk dat iedere overtreding automatisch een volledig onderzoek ongeldig maakt. De uitkomst kan afhangen van de aard van de overtreding, het getroffen bewijsmateriaal, de rol van het rapport en de beoordeling door de rechter. De richting is echter duidelijk: procedurele tekortkomingen kunnen de bewijswaarde van het onderzoek ernstig aantasten.
Voor organisaties betekent dit dat het onderzoeksproces zelf onderdeel wordt van het bewijsdossier. Het is niet voldoende om relevante feiten vast te stellen. De onderneming moet ook kunnen aantonen dat deze feiten rechtmatig, proportioneel en in overeenstemming met het toepasselijke kader zijn verkregen.
9. Wat organisaties moeten beoordelen voordat zij een onderzoek starten
- Valt de kwestie mogelijk binnen het toepassingsgebied van de Wet Private Opsporing?
- Wie voert het onderzoek uit?
- Is een vergunning of toestemming vereist?
- Is er een passend onderzoeksbeleid?
- Is de reikwijdte proportioneel?
- Kunnen gevoelige gegevens een rol spelen?
- Hoe wordt het onderzoek gedocumenteerd?
- Hoe wordt bewijsmateriaal verzameld, behandeld en bewaard?
FORCYD ondersteunt organisaties zich op onderzoeken voor te bereiden en deze op een compliant wijze uit te voeren. Dit omvat ondersteuning bij het afbakenen van het onderzoek, de datastrategie, de planning van gegevensverzameling, reviewworkflows, documentatie, de omgang met bewijsmateriaal, rapportagestructuren en het opstellen van intern onderzoeksbeleid. Met het juiste kader kunnen organisaties juridische risico’s beperken, de privacy van werknemers beschermen en de betrouwbaarheid van onderzoeksbevindingen vergroten. FORCYD verricht zijn activiteiten in overeenstemming met de overgangsbepaling van artikel 177 van de wet.
Auteurs:
