Une enquête (inattendue) des autorités

Une enquête (inattendue) des autorités

Les régulateurs jouent un rôle essentiel pour garantir le respect des lois et des règlements par les entreprises. En Belgique, des organismes comme l'Autorité belge de la Concurrence (ABC) et l'Autorité des services et marchés financiers (FSMA) disposent de divers moyens pour enquêter sur d'éventuelles infractions. De plus, le Service public fédéral des Finances (SPF) et son service d'Inspection spéciale des impôts (ISI) exercent leurs pouvoirs pour contrôler la conformité fiscale des entreprises. Il est également possible, en Belgique, de constituer des équipes multidisciplinaires (MOTEMs) afin de mener des enquêtes conjointes. À l’échelle Européenne, des autorités équivalentes, telles que la Commission Européenne, possèdent également des pouvoirs d’enquête similaires à ceux des autorités belges.

Deux des méthodes les plus courantes sont les perquisitions surprises (dawn raids) et les demandes d’information, qui peuvent avoir un impact majeur sur une entreprise. Les conséquences d'une enquête peuvent être graves et s'étendre sur le long terme : atteinte à la réputation, perturbations opérationnelles, amendes ou sanctions en cas de violations. C’est pourquoi qu’il est essentiel pour les juristes d’entreprise d’être préparé  pour ce genre de scénarios, car ils ne peuvent pas toujours les anticiper. En réagissant rapidement et efficacement, il est possible de limiter les répercussions à long terme sur l'organisation. Dans cet article, nous examinons comment gérer ces situations, en particulier du point de vue des données.

Les perquisitions surprises (dawn raids)

Une perquisition surprise, ou dawn raid, est une méthode puissante permettant aux autorités de recueillir des preuves directement sur place. Lors d'une telle opération, elles peuvent consulter des documents, copier des données numériques et même interroger des employés. Ces enquêtes peuvent survenir de manière inattendue et nécessitent une coopération immédiate de l'entreprise. Cela représente des défis à la fois opérationnels et juridiques.

Une préparation adéquate est essentielle pour réagir efficacement à une perquisition surprise et en limiter les impacts. De plus, être bien préparé garantit une coopération plus fluide avec les autorités. À l’inverse, le manque de préparation peut entraîner des problèmes, comme le refus de coopérer ou la suppression de données, ce qui risquerait d’aggraver la situation. Une organisation bien préparée, qui sait comment réagir, bénéficiera d'une gestion plus sereine de l’incident.

1. Accords internes et communication

Il est essentiel d'établir des protocoles clairs au sein de l'entreprise pour gérer une situation de perquisition surprise.

• Créez un protocole d’action pour les réceptionnistes. Étant souvent les premiers à entrer en contact avec les autorités, les réceptionnistes doivent connaitre le protocole détaillant les actions à entreprendre et les personnes à prévenir sans délai.
• Formez une équipe de gestion de crise qui interviendra dès qu'une perquisition sera en cours. Cette équipe inclura généralement un avocat d’entreprise, un responsable des données ou un délégué à la protection des données, un responsable de la conformité et un avocat externe.
• Prévoyez une stratégie de communication interne et externe pour annoncer l’incident. Il est important d’éviter la panique et de ne pas aggraver la situation.

2. Le rôle du département informatique

Le département informatique joue un rôle crucial lors d’une perquisition surprise. Avec l'augmentation constante du volume de données stockées par les entreprises, les autorités disposent désormais d'outils sophistiqués pour saisir des données de manière très efficace. Il ne s'agit plus de prendre des boîtes remplies de documents papier, mais de saisir de vastes quantités de données numériques. Voici quelques points essentiels à considérer :

• L’équipe informatique doit avoir une vue d'ensemble claire de l'infrastructure IT : savoir où les données sont stockées, combien de temps elles sont conservées et qui a accès à quelles informations.
• Il est essentiel de former les équipes informatiques à leur rôle lors d’une perquisition surprise. Elles doivent être informées de leurs obligations, connaître leurs droits et savoir comment réagir si les autorités dépassent leurs prérogatives ou saisissent des données de manière disproportionnée.
• Lors d’une perquisition surprise, les autorités saisiront des données. Il est important que l'entreprise en fasse une copie, ou qu’un expert externe en informatique judiciaire réalise cette copie. Cela permettra de mieux comprendre ce que les autorités détiennent et pourra servir de base à une enquête interne. De plus, il peut être nécessaire d'informer certaines personnes au sein de l'entreprise, notamment si, par exemple, une copie de leur boîte mail a été saisie. L'incertitude de ne pas savoir exactement quelles données sont en possession des autorités peut être source de préoccupations pour l'organisation.

La phase qui prend le plus de temps d’une enquête survient après la perquisition. L’entreprise devra mener une enquête interne pour identifier les éventuelles irrégularités. En plus de l’utilisation de eDiscovery par les autorités pour extraire les documents pertinents, l’organisation devra également y recourir. Cela fera la différence entre une gestion chaotique et une gestion maîtrisée de la situation. eDiscovery permet de trouver rapidement les données pertinentes et d’élaborer une stratégie pour interagir avec les autorités. Cette technologie peut également aider à repérer des informations sensibles ou protégées dans les données saisies. Une fois cette analyse réalisée, l’entreprise pourra dialoguer avec les autorités et, si nécessaire, demander la suppression d’informations confidentielles ou privilégiées.

Les demandes d'information

Outre les perquisitions, les autorités peuvent également formuler des demandes d'information. Les entreprises sont alors tenues de répondre à des questions spécifiques et de fournir certaines informations dans un délai imparti. Bien que moins perturbantes qu'une perquisition, ces demandes peuvent être complexes et prendre beaucoup de temps.. De plus, les délais sont souvent serrés. En réagissant de manière appropriée, il est possible d’éviter des processus longs et coûteux pour l’entreprise.

Répondre à ces demandes exige une approche méthodique. Il est essentiel de commencer par une analyse approfondie des données disponibles, pour ensuite formuler des réponses adéquates. Bien qu'il soit tentant de répondre en se basant uniquement sur ce que l’on sait déjà, cela risque de limiter la portée des réponses et de laisser de côté des informations cruciales.

La première étape consiste à localiser et collectionner les données pertinentes, puis à formuler des réponses en fonction de celles-ci. Cette méthode garantit que seules linformations correcte sera utilisées et permet de préciser si certaines informations ne sont pas disponibles.

eDiscovery peut soutenir ce processus en traitant et analysant les données de manière approfondie, permettant ainsi une compréhension précise de la situation en évitant l’omission de détails importants. De plus, eDiscovery propose des outils de recherche et de filtrage avancés qui permettent d’identifier rapidement les documents les plus pertinents, ce qui est crucial lorsque le temps est compté pour répondre à une demande. Enfin, il est recommandé de soumettre les documents demandés dans un format uniforme. Les autorités spécifient souvent leurs exigences en matière de format, et ne pas les respecter peut entraîner des conséquence.

Conclusion

Une enquête menée par les autorités peut avoir un impact majeur sur une entreprise. Il est donc essentiel d’être bien préparé et de réagir correctement, tant qu’en cas de perquisition surprise que de demande d'information. Dans les deux scénarios, l'utilisation de’eDiscovery joue un rôle déterminant. Cette technologie permet aux entreprises de collectionnerer efficacement les données pertinentes et de construire une défense solide.

Dans de telles situations, l’expertise en enquête numérique et en eDiscovery est indispensable. Elle permet de garantir l'intégrité des données et de réaliser une enquête interne rigoureuse. Une approche structurée aide non seulement l'entreprise à se conformer aux exigences des autorités, mais aussi à gérer les risques juridiques et à limiter les conséquences à long terme sur l’organisation.

Auteurs :
M. Mathieu van Ravenstein, associé FORCYD, M. Damien van Outryve d'Ydewalle, directeur et responsable du bureau de Bruxelles, et Mme Michelle Hagoort, analyste en cybersécurité et eDiscovery.