Je slides voor je laten praten en andere fouten bij presentaties

Hoe vaak zat je al in een meeting of een seminar, waarbij je – verveeld – amper de aandacht kon houden bij wat de spreker wilde vertellen? Zelfs al was de uiteenzetting op zich interessant. Hoe vaak merkte je als spreker al dat je er niet in slaagde je boodschap goed over te brengen aan je publiek? Hoewel het echt belangrijk was dat de toehoorders de belangrijkste punten oppikten. Veel sprekers maken tijdens een presentatie steeds weer dezelfde fouten: geen aandacht voor non-verbale communicatie, overvolle slides, …

Voor je begint: sta stil bij waarom je het doet

Voor je nog maar begint met spreken (of met je presentatie voorbereiden), moet je twee dingen helder voor ogen hebben: (i) Wie wil ik bereiken? en (ii) Wat wil ik bereiken? Zowel je boodschap, als hoe je je boodschap brengt, pas je daaraan aan. Moet je een raad van bestuur overtuigen van de juiste juridische oplossing van een probleem? Wil je een groep collega’s enthousiasmeren voor een project? Wil je klanten informeren over een nieuw product?

Aandacht voor het non-verbale

In de jaren zeventig kwam de psycholoog Albert Mehrabian naar buiten met opvallende onderzoeksresultaten: bij communicatie speelt wat je zegt maar een kleine rol, veel belangrijker is hoe je het zegt. De percentages die hij presenteerde zijn veelzeggend: 55% wordt bepaald door lichaamstaal (houding, gebaren, gezichtsuitdrukking) en 38% door stemgebruik (intonatie, stemvolume, stemhoogte). Dan blijft er nog maar 7% over voor de effectieve woorden die je gebruikt. Het werd bekend als de 55-38-7-regel

Schrik je ervan? De meeste sprekers en toehoorders schatten het anders in. Nu moeten we deze wel erg extreme cijfers inderdaad nuanceren. Mehrabian putte deze cijfers uit een specifiek experiment waarbij wat er gezegd werd, afweek van hoe het gezegd werd. Bijvoorbeeld: de spreker zegt “Ik ben niet boos”, maar kijkt daarbij duidelijk wel boos. In zulke gevallen hechten toehoorders meer waarde aan blik en houding. De resultaten werden echter snel geëxtrapoleerd naar alle mondelinge communicatie en gingen zo een eigen leven leiden.

Dit gezegd zijnde, wat moeten we hier nu mee? Ondanks de nuancering van de 55-38-7-regel moet je er wel rekening mee houden. Uit vervolgonderzoeken van diverse collega’s van Mehrabian blijkt immers dat het non-verbale immers wel degelijk een grote rol speelt. Gebruik dus lichaamshouding, gezichtsuitdrukking, stemhoogte en intonatie om je boodschap te ondersteunen. Congruentie heet dat. Je boodschap komt het best over als je verbaal en non-verbaal hetzelfde “zegt”.

Drie concrete tips:

• Kijk je publiek aan. Zeker onervaren sprekers hebben de neiging om – uit zenuwachtigheid of spreekangst – overal naar te kijken (hun PowerPointpresentatie of notities, het plafond, de vloer) behalve naar hun toehoorders. Helaas kom je dan ongeïnteresseerd of onzeker over. Ga dus resoluut voor oogcontact. Zeker aan het begin en het slot van je presentatie is dat cruciaal. Zo straal je (zelf)vertrouwen uit. Kies daarbij niet één focuspunt. Als je voortdurend dezelfde persoon aankijkt, kan die een ongemakkelijk gevoel krijgen. Ga liever voor de scanmethode, waarbij je langzaam het ganse publiek bekijkt (“scant”). Zo voelt iedereen zich betrokken.
• Let op je houding. De dont’s zijn voor de hand liggend: (i) sta niet onderuitgezakt, want dan lijk je ongeïnteresseerd, (ii) sta er niet te nonchalant bij, want dan kan je arrogant overkomen, (iii) wees geen stijve hark, want dan lijk je weer onzeker. Spreekcoaches raden wel eens een ‘power pose’ aan. Maar als je die niet gewoon bent, ga je misschien te gekunsteld staan. Kies liever voor een gewone natuurlijke houding. En vooral blijf niet staan, maar beweeg. Kom dus vanachter die katheder uit, verstop je niet, maar maak gebruik van de ganse ruimte waarover je beschikt. Ook hier weer is evenwicht waar je naar moet streven: wandel rustig over en weer, maar ga ook niet voortdurend ijsberen.
• Subtiele gebaren. Ondersteun je uitleg met subtiele gebaren. Sta je op een ‘podium’ dan mag je de gebaren een beetje uitvergroten, maar overdrijf niet. Het mag ook niet afleiden van de boodschap. Open handen zijn uitnodigend en vertrouwenwekkend, gesloten handen en wijzende vingers kunnen agressief overkomen. En spreek je voor een internationaal publiek, check dan even of bepaalde voor jou normale gebaren in een andere cultuur niet een negatieve betekenis hebben.

Slides als dooddoener

Slides zijn vandaag de dag bijna niet meer weg te denken tijdens presentaties. Nochtans kan het fout gebruiken van een ‘PowerPointpresentatie’ je presentatie ook volledig ondermijnen. Bij het gebruik van slides en andere visuele hulpmiddelen maken sprekers twee klassieke fouten: (i) veel te veel info op de slides plaatsen (ii) enkel nog aandacht hebben voor de slides en daardoor het publiek vergeten. Sommige sprekers pleiten er daarom zelfs voor om helemaal geen slides te gebruiken.

Zo ver hoef je het niet te drijven, maar onthoud wel dat slides enkel je boodschap moeten ondersteunen. Het is maar een instrument om te helpen overbrengen wat je wil vertellen. Je hoeft dus niet alles wat je zegt op slide te zetten. Beperk je tot enkele kernpunten. Zo niet loop je de kans dat het publiek niet meer luistert naar wat je te vertellen hebt, maar enkel leest wat er staat.

Enkele afknappers:

• Veel te veel tekst op één slide. Eén slide = één idee. Een goede vuistregel is: maximaal zes regels, en maximaal zes woorden per regel.
• Taalfouten op je slides.
• Te veel slides. Ooit al eens een spreker gezien waarbij je in je bundel al kon zien dat die meer dan 100 slides te presenteren had? Wees eerlijk. Je krijgt niet echt zin om naar het betoog te luisteren.

Let er op dat je slides je niet gaan overheersen. Slides mogen best een houvast zijn, maar laat je er niet door leiden. Lees dus de slides niet af, maar vertel je verhaal en houd oogcontact.

Wanneer je je bezondigt aan de twee genoemde fouten loop je de kans dat de ziel en bezieling uit je presentatie verdwijnt. De comedian Arnout Van den Bossche heeft hier een erg grappig stukje over.

Een positieve noot voor sprekers met koudwatervrees

Je hoeft geen enthousiaste tafelspringer te zijn om een goeie spreker te zijn. Ook wie introvert is, kan het. Een meer introverte spreker heeft dan weer andere sterke punten, bijvoorbeeld rust uitstralen. Niet elke presentatie hoeft een wervelende onemanshow te zijn.

In publiek spreken kan iedereen leren. Voor presenteren geldt hetzelfde als voor elke (professionele) vaardigheid: oefenen, oefenen, oefenen. Zelfs die flamboyante spreker die iedereen met zijn praatje inpakt, heeft het geleerd met vallen en opstaan.

Twee factoren die bijdragen tot een succesvolle presentatie heeft iedereen in huis:

• Integriteit. Je wil als spreker vooral oprecht en authentiek overkomen. Houd je van humor, verwerk dan een grapje. Ben je eerder het serieuze type, ga dan niet geforceerd grapjes maken. Ben je geen spring-in-‘t-veld? Geen probleem, focus dan op rust. Gebruik je eigen sterktes.
• Passie. Heb een passie voor je onderwerp. Wees overtuigd van je eigen boodschap, want als je er zelf niet in gelooft, dan kan je anderen ook niet overtuigen.

Integriteit en passie zijn belangrijker dan perfectie. Je publiek zal je zeker een foutje vergeven, als je hen met je verhaal kan begeesteren.

Wim Putzeys, hoofdredacteur Jubel