La force des petites équipes : focus, pizza et productivité

C’est un mantra encore largement répandu au sein des organisations : « bigger is better ». L’augmentation des effectifs se traduirait par davantage d’efficacité, une expertise renforcée et, par conséquent, une productivité accrue et de meilleurs résultats. Dans cet article, nous nous penchons sur l’autre facette de la question et nous nous concentrons précisément sur les atouts des petites équipes : elles sont plus agiles, la communication y est plus fluide, la confiance mutuelle plus grande et les membres de l’équipe prennent davantage de responsabilités.

Jeff Bezos, le patron d’Amazon, appelle cela la « règle des deux pizzas ». Une équipe ne devrait pas être plus grande que ce que deux pizzas permettent de nourrir : cinq à neuf personnes. Deux pizzas pour neuf personnes, cela me semble un peu juste, mais c’est sans doute mon côté bon vivant qui parle. Mais vous comprenez l’idée : une équipe petite et soudée est généralement une équipe solide. Quoi que l’on puisse penser de Bezos, son raisonnement n’est pas dénué de sens.

In elk (legal) departement ligt er veel werk op de plank. Te veel werk vaak. Of je team nu bestaat uit twintig of uit zeven mensen, het is vaak een illusie dat je alle projecten kan bolwerken. Er is simpelweg niet voldoende capaciteit om elk dossier even uitgebreid te behandelen of elke vraag tot op de bodem uit te zoeken. De indruk bestaat dan dat je het probleem kan oplossen door meer medewerkers aan te nemen. Maar een groter aantal medewerkers betekent meestal gewoon nog meer werk. Want van een groter team wordt verwacht dat het meer dossiers behandelt, zelfs wanneer de nieuwe mensen er enkel bijkwamen om de bestaande werklast te verlagen. Vergelijk het met het oplossen van files door meer wegen aan te leggen: het leidt tot meer verkeer en nog meer files.

Travailler avec une équipe plus petite vous oblige à vous concentrer sur l’essentiel. Vous vous débarrassez du superflu et définissez plus clairement les priorités. Vous transformez une faiblesse en force. Pour reprendre une expression rendue célèbre par Johan Cruijff : « Elk nadeel heb z’n voordeel » ou « Chaque désavantage a son avantage ».

Pour les juristes d’entreprise, cela veut dire se concentrer sur ce qui importe vraiment. Toutes les nuances juridiques ne sont pas stratégiquement pertinentes. Tous les risques ne doivent pas être ramenés à zéro. Dans les petites équipes, on prend plus rapidement conscience que la perfection juridique ne coïncide pas toujours avec l’intérêt de l’entreprise. Il en résulte à des conseils plus pragmatiques, davantage en phase avec les réalités du monde des affaires.

Dans les grandes équipes, s’il y a un domaine où l’on perd du temps, c’est bien celui de la communication : concertations incessantes, réunions inutiles, dizaines d’e-mails… Dans une petite équipe, tout est plus fluide par nature. Cela signifie-t-il qu’il ne faut plus se concerter ? Bien sûr que non. Mais une réunion à cinq est tout simplement plus efficace qu’une réunion à vingt. Il y a moins de personnes, donc moins d’opinions. Et donc, il est beaucoup plus facile de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde. En outre, dans une équipe de taille réduite, il est possible d’organiser une réunion dans laquelle la présence de chaque membre se justifie pleinement. Lorsqu’une réunion rassemble un grand nombre de participants, il y a de fortes chances que quelques membres monopolisent les échanges, que d’autres s’en désintéressent rapidement et que, finalement, la moitié des collègues n’aient, en réalité, aucune raison d’être présents.

Pour les juristes d’entreprise qui travaillent avec des délais serrés ou qui doivent réagir rapidement dans des situations de crise, la rapidité de réaction n’est pas un luxe. Une petite équipe est mieux armée à cet égard, car elle peut se concerter, décider et agir plus efficacement, sans que la qualité en pâtisse.

Mieux encore : la qualité des décisions s’améliore. Parce qu’il y a moins de bruit, moins de politiques internes et moins de retard. La discussion va directement à l’essentiel.

Il est difficile de faire demi-tour avec un gigantesque pétrolier, tandis qu’un petit voilier peut rapidement changer de cap au gré du vent. Il en va exactement de même pour les équipes. Une grande équipe est lourde à manœuvrer. Il n’est pas évident d’amener les collaborateurs à adhérer à un changement ou à une nouvelle stratégie. Plus il y a de personnes à convaincre, plus l’exercice est difficile.

Cela ne tient pas nécessairement à un manque de volonté des membres de l’équipe, mais à la structure même d’une grande équipe. Plus il y a de monde, plus il y a de hiérarchie, de concertation, et plus les procédures sont rigides. Ce qui est logique. Pour gérer efficacement une grande équipe, des accords clairs et des processus bien définis sont indispensables. Dans une petite équipe, il est possible de travailler de manière plus informelle. Les distances entre les membres de l’équipe, mais aussi entre l’équipe et son responsable, sont plus courtes. Les changements donnent ainsi moins l’impression d’être imposés d’en haut, ce qui les rend automatiquement plus faciles à accepter.

Pour le juriste d’entreprise, cela signifie qu’il ne se contente pas de réagir aux changements, mais qu’il est également mieux à même de les anticiper. Mettre en œuvre une nouvelle réglementation, accompagner juridiquement une stratégie en évolution ou répondre à une problématique de compliance : toutes ces missions sont plus aisément menées à bien lorsque l’on travaille avec moins de personnes.

L’un des grands avantages d’une petite équipe réside dans la cohésion entre ses membres. Lorsque l’on travaille avec un nombre limité de collègues, on apprend à mieux se connaître – tant sur le plan professionnel que sur le plan personnel. Cela instaure un climat de confiance.

Et la confiance mutuelle constitue le fondement de toute bonne collaboration. Dans un environnement où l’on se sent en sécurité, on ose poser des questions, reconnaître ses erreurs et partager ses idées. Autant d’éléments qui contribuent à une meilleure qualité du travail. Dans la pratique juridique, c’est essentiel. Le métier repose sur la nuance, le doute et l’interprétation. Il faut oser les exprimer : « Je n’en suis pas certain » ou « il y a ici un risque que nous sous-estimons peut-être ». La confiance favorise l’ouverture. L’ouverture stimule à son tour la créativité. Et cette créativité peut justement ouvrir la voie à des solutions nouvelles et plus pertinentes pour répondre à des problématiques anciennes.

Dans une petite équipe, impossible de se cacher. Tout le monde voit ce que vous faites et chacun contribue de manière visible au résultat final. Cela renforce le sentiment d’appartenance. Vous n’êtes pas qu’un simple rouage dans un ensemble plus vaste.

En tant que juriste d’entreprise au sein d’une petite équipe, vous êtes également plus proche de l’activité. Vous pouvez véritablement assumer votre rôle de partenaire stratégique. Ce sentiment d’appartenance produit encore un autre effet : il améliore la qualité du travail. Quiconque sait que sa contribution compte sera moins enclin à se satisfaire d’un travail bâclé. Vous placez automatiquement la barre plus haut, pour vous-même comme pour les autres membres de votre équipe.

Nous l’avons déjà dit : une grande équipe exige des accords clairs, ainsi que des protocoles et des processus à respecter. Il en résulte que, dans les grandes équipes, le rôle de chacun est strictement délimité. Chaque membre a sa propre spécialisation, avec les tâches et responsabilités qui s’y rattachent : il peut ainsi développer une expertise unique. Cela qui présente évidemment des avantages, mais peut également engendrer une certaine rigidité. Le travail reste en suspens parce qu’il « ne relève pas de mes attributions ». En outre, une perte de savoir-faire apparaît lorsqu’un membre de l’équipe disposant de connaissances très spécifiques quitte l’entreprise.

Les petites équipes fonctionnent différemment. En définissant le rôle de chacun de manière plus souple, vous permettez de mieux tirer parti des talents. Une personne dotée d’une forte sensibilité commerciale peut, par exemple, être davantage associée aux négociations, même si cela ne figure pas explicitement dans sa description de fonction. Un collègue qui s’intéresse à la technologie peut plus rapidement développer ses compétences dans le domaine de la « legal tech ». Il va de soi que cette flexibilité constitue un atout pour les juristes d’entreprise, qui occupent un rôle hybride et doivent raisonner à la fois sur le plan juridique et sur le plan stratégique. Le travail gagne ainsi en stimulation comme en intérêt. Et cela correspond parfaitement au sentiment d’appartenance évoqué plus haut. Mais cela met également en lumière un point sensible : ce modèle ne fonctionne que si les membres de l’équipe sont prêts à consentir un effort supplémentaire. Travailler dans une petite équipe exige un engagement fort.

C’est une idée reçue qui a la vie dure : davantage de personnes entraîneraient automatiquement davantage de résultats. En réalité, la productivité par personne diminue souvent à mesure que les équipes grandissent. Il y a trois raisons principales à cela : (i) vous perdez davantage de temps à la répartition des tâches (voir ci-dessus) ; (ii) dans un grand groupe, le risque de voir se développer un social loafing, ou paresse sociale, n’est pas négligeable. Certains individus fournissent moins d’efforts au sein d’un grand groupe parce qu’ils partent du principe que quelqu’un d’autre s’en chargera. Dans sa forme extrême, cela conduit à ce que l’on appelle en sociologie un free rider, c’est-à-dire quelqu’un qui profite du travail des autres membres du groupe. Dans une petite équipe, le contrôle social est plus important, ce qui réduit ce type de comportement indésirable ; (iii) plus il y a de personnes, plus il y a d’opinions. Un trop grand nombre d’opinions peut rendre la prise de décision impossible. De plus, lorsque l’on est trop nombreux, il arrive que l’on finisse tout simplement par se gêner mutuellement. Deux personnes peuvent parfaitement préparer ensemble un bon repas, mais à trois ou quatre dans une même cuisine, il y a forcément deux personnes de trop. Il en va exactement de même pour le conseil juridique.

Il devrait donc être clair que les petites équipes présentent de nombreux avantages. Ce qui, bien évidemment, ne signifie pas qu’elles ne rencontrent pas de difficultés. Si votre équipe est structurellement en sous-effectif, la pression exercée sur chacun de ses membres devient excessive. La charge de travail doit rester soutenable. Ce qui précède n’est donc certainement pas un appel à licencier du personnel. Il s’agit plutôt d’une invitation, lorsqu’un membre de l’équipe s’en va, à se poser la question suivante : allons-nous simplement remplacer ce collaborateur ou allons-nous revoir nos priorités ?

Pouvons-nous redistribuer les tâches et miser davantage sur les forces individuelles afin de travailler plus efficacement, tout en permettant à l’équipe de continuer à faire face à sa charge de travail sans s’épuiser ?

En vérité, nous pouvons conclure que la force des petites équipes réside dans leur état d’esprit. Il s’agit d’une manière de travailler centrée sur l’essentiel et qui implique de faire des choix quant à ce qu’il convient de faire ou non. Cela signifie choisir plus consciemment où investir son énergie.
C’est ainsi qu’en devenant plus petite, une équipe peut grandir.

Auteur

Wim Putzeys, rédacteur en chef de Jubel