De Gegevensbeschermingsautoriteit erkent uitdrukkelijk de vertrouwelijkheid van onze adviezen

Net zoals de Belgische mededingingsautoriteit een paar jaren geleden, erkent de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) nu ook uitdrukkelijk de vertrouwelijkheid van de adviezen van de bedrijfsjuristen in haar procedureregels.

In het “Charter van de Inspectiedienst”, dat een paar weken geleden verschenen is, lezen we dat de onderzoekers gehouden zijn om de ingeroepen vertrouwelijkheid van de adviezen van bedrijfsjuristen te respecteren.

De tekst luidt als volgt (wij benadrukken)^[1]:

“Kan ik weigeren bepaalde informatie [aan de GBA] te verstrekken (bijv. door het beroepsgeheim aan te voeren)?

Voor zover iedere gecontroleerde persoon in het kader van het onderzoek verplicht is zijn medewerking aan de Inspectiedienst te verlenen, kunt u zich in principe niet beroepen op bepaalde geheimen zoals het zakengeheim om bepaalde documenten niet te verstrekken.  

Toch is dit beginsel niet van toepassing op alle documenten. Gezien een aantal specifieke wetgevende bepalingen, kunt u zich immers op gemotiveerde wijze beroepen op bepaalde geheimen, zoals bijvoorbeeld het geheim betreffende de relatie tussen een advocaat en zijn cliënt of de adviezen van erkende^[2] bedrijfsjuristen.  […]

Ten slotte is het van belang erop te wijzen dat elke weigering om bepaalde documenten te verstrekken, gemotiveerd moet worden en slechts betrekking mag hebben op bepaalde welomschreven elementen; anders zou de Inspectiedienst een schending van de verplichting tot samenwerking kunnen vaststellen.  Verder kan de Inspectiedienst de gecontroleerde persoon eveneens vragen een niet-vertrouwelijke versie te bezorgen^[3] van het(de) document(en) dat(die) de informatie bevat die door de gecontroleerde persoon als vertrouwelijk wordt beschouwd.”

Deze uitdrukkelijke erkenning is een logische toepassing van artikel 5 van de IBJ-wet^[4] die de vertrouwelijkheid, en dus de onvatbaarheid voor beslag, van de adviezen van de bedrijfsjuristen ten voordele van hun werkgever garandeert. Dit is een opmerkelijke publieke erkenning van de vertrouwelijkheid van onze adviezen, door een belangrijke administratieve autoriteit die bijzonder actief is op het vlak van rechtshandhaving. 

Wij herinneren u er ook aan om alle preventieve maatregelen te nemen om de vertrouwelijkheid te waarborgen, onder meer door uw vertrouwelijke juridische adviezen als dusdanig duidelijk te identificeren aan de hand van vermeldingen (inclusief “VERTROUWELIJK – Advies van een bedrijfsjurist”) en de geadresseerden zo beperkt mogelijk te houden. U kan in dit verband op MY IBJ (myibj.be) de slides van de cursus deontologie raadplegen alsook de aanbevelingen inzake vertrouwelijkheid raadplegen. 

Het volledige Charter van de GBA kan u hier terugvinden.

^[1] Gegevensbeschermingsautoriteit, Charter van de Inspectiedienst, versie 1.0, augustus 2021, punt, 4.1.c op pp.14-15, https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/publications/charter-van-de-inspectiedienst.pdf.

^[2] Nota: de GBA stelt ten overvloede dat de bedrijfsjurist “erkend” moet zijn. Men mag echter wettelijk enkel de beschermde titel van “bedrijfsjurist” dragen als effectief lid van het Instituut voor bedrijfsjuristen (artikel 6, IBJ-wet). Met andere woorden “bedrijfsjurist” impliceert sowieso “erkend”.

^[3] Nota: we bevelen aan om deze versie door of ten minste onder toezicht van de (of een) bedrijfsjurist op te stellen om de authenticiteit van het document waarin het juridisch advies verwijderd is te garanderen.  

^[4] Artikel 5, wet van 1 maart 2000 tot oprichting van een Instituut voor bedrijfsjuristen, BS 4 juli 2000: “De door de bedrijfsjurist verstrekte adviezen, ten gunste van zijn werkgever en in het kader van zijn functie van juridisch raadsman, zijn confidentieel.”