Sophie Perperstraete en Luc Machtelinckx delen praktische tips over impactvol schrijven voor bedrijfsjuristen

1. Hoe kunnen bedrijfsjuristen volgens u communiceren om meer impact te hebben op het beleid van de onderneming en aan de verwachtingen voldoen van het management wat betreft zijn/haar communicatie?

Sophie: Mijn eerste legal writing tip zowel voor advocaten als Legal in-house counsels is: “speak don’t write! “Mondelinge communicatie is de beste manier om schriftelijke communicatie zo kort en efficiënt mogelijk te houden. Het laat je toe om schriftelijke communicatie tot de absolute essentie te beperken. De efficiëntie tussen business en legal is het grootst waar de communicatie-lijnen heel erg kort en voornamelijk mondeling zijn. Het management verwacht dat de communicatie van een bedrijfsjurist bijdraagt tot de groei van de business, tevredenheid van de klanten en proactief risicomanagement. Daarom is de vertaalfunctie van de jurist zo belangrijk. Als bedrijfsjurist mag je niet blijven steken in de juridische analyse. Je moet de skills hebben om boven die juridische issues te navigeren, het grotere plaatje te zien en daarover helder en duidelijk te communiceren. Gebruik daarvoor zoveel mogelijk simpele taal en schrijf voor een zo groot mogelijk doelpubliek. Zoals Anne Handley, Wall Street Journal bestseller auteur, ooit zei: “niemand zal ooit klagen dat je zaken te eenvoudig hebt gemaakt om te begrijpen¹.”

Luc: Ik sluit me volledig aan bij wat Sophie zegt. Ik heb ter zake mijn persoonlijk “L-S-D”-principe: logische opbouw, simpele bewoording en met de nodige durf! Het logisch denkwerk moet je zelf doen in plaats van de lezer of de toehoorder. Zo toon je aan dat je een scherp zicht hebt op de kern van het issue en de ruimere context. Gebruik simpele “kaboutertaal”, ga meteen to the point en wees bondig. De mensen waarvoor je schrijft of met wie je spreekt zijn in de meeste gevallen geen juristen. Zij hebben geen juridisch probleem maar een praktische business uitdaging. Het management denkt in oplossingen en wil op een simpele manier begrijpen wat de jurist denkt over een bepaald issue. Hun focus ligt niet op wat onmogelijk is maar op wat wel mogelijk is en hoe. En dat vraagt soms wat durf. Jij, als bedrijfsjurist, stelt immers een voorkeurscenario voor vanuit de business, en dit met een realistische risico-inschatting. Maar durf betekent eveneens dat je grenzen durft stellen in het belang van het bedrijf en dus niet meehuilt met de wolven in het bos. Vermijd zoveel mogelijk “in principe” en “in beginsel”, en durf kleur bekennen.

2. Wat zijn volgens u de do's en don'ts van schriftelijke communicatie voor bedrijfsjuristen?

Luc: In essentie die 3 vuistregels van het LSD-principe. Logische opbouw met een duidelijke en oplossingsgerichte conclusie versus een warboel van informatie waar de lezer zelf zijn weg in moet zoeken. Simpel taalgebruik versus wollige uitweidingen met moeilijke technische begrippen. Gedurfde stellingname versus “het kan vriezen of dooien”.

Sophie: Als do’s, raad ik ten zeerste aan om geen schriftelijke communicatie te geven zonder mondelinge communicatie. Denk oplossingsgericht. Begin altijd met het belangrijkste. Besef dat de business de juridische redenering niet nodig heeft om aan de slag te gaan en dat juridisch advies slechts een middel is, geen doel op zich. Haal geen issues aan zonder opties om deze op te lossen. Bied geen opties aan zonder risico-inschatting. Probeer ook om uw schriftelijke communicatie visueel aantrekkelijk te maken.

3. Is het management volgens u bewust van het potentieel van de bedrijfsjurist als business partner?

Luc: “Het” management bestaat niet. Dat is steeds afhankelijk van een bepaalde context. Voor mij is de vraag dan ook niet zozeer of “het” management bewust is van het potentieel van de bedrijfsjurist als business partner maar of de bedrijfsjurist zijn rol als business partner effectief opeist en verdient in die specifieke context. Zoals iedere business partner moet ook de bedrijfsjurist zich immers op de kaart zetten. En men zal daar enkel in slagen mits de nodige toegevoegde waarde. En die toegevoegde waarde kun je maar bereiken indien je de business goed begrijpt en daar met praktisch juridisch advies op inspeelt. Eens je aldus je toegevoegde waarde bewijst, weet men je wel te vinden.

Sophie: Niet altijd. Dit is sterk bedrijfs- en cultuurgelinkt, maar we zien wel meer en meer dat dit zo is. De bedrijfsvoering wordt ook complexer, dus het belang van iemand die deze complexiteit beheerst wordt belangrijker. Het is ook gedeelde verantwoordelijkheid: het management moet het toelaten, maar de bedrijfsjurist moet zijn rol ook “claimen”. Het opbouwen van wederzijds vertrouwen is hiervoor cruciaal.

Luc: Dat klopt. Het is uiteraard eenvoudiger je op de kaart te zetten in een bedrijf waar het management het juridische sowieso belangrijk vindt, dan in een bedrijf waar men in eerste instantie slechts “geduld” wordt. En daar moet je als bedrijfsjurist ook bewust van zijn. In het eerste bedrijf zal de inspanning dus een stuk eenvoudiger zijn. En in het tweede bedrijf zal men eventueel conclusies moeten durven trekken indien je inspanningen op termijn niet naar waarde worden geschat.

4. Hoe denkt u dat de bedrijfsjurist door interne klanten (departementen zoals marketing, logistiek, …) wordt gezien?

Sophie: Dit hangt ook zeer af van bedrijf tot bedrijf. Voor bepaalde bedrijven wordt de bedrijfsjurist gezien als een “showstopper”. Voor sommigen is legal puur ondersteuning en voor anderen een noodzakelijke business.

Luc: Het traditionele risico dat je loopt als bedrijfsjurist is inderdaad om initieel als “bottleneck” of als een soort van “noodzakelijk kwaad” gezien te worden. Dit is een valkuil waar elke bedrijfsjurist zich bewust van moet zijn en soms hard aan zal moeten werken om die perceptie of dat vooroordeel te vermijden dan wel om te buigen. Het real life bewijs van voornoemde “toegevoegde waarde” zal hier key zijn. De slaagkans hiervoor is grotendeels afhankelijk van je eigen kwaliteiten, maar, laat ons eerlijk zijn, soms ook van andere factoren zoals een mooi dossier dat je pad kruist, een persoonlijke klik met management, een manager die je kansen biedt en de nodige sturing geeft, …

5. Welk type technologische tools zouden volgens u in de praktijk de werking binnen de juridische afdeling bevorderen en zo kunnen bijdragen aan de invloed en efficiëntie van de juridische dienst binnen de onderneming?

Luc: Ik ben al wat ouder en wat minder specialist ter zake, maar sinds mijn recente overgang naar de advocatuur zie ik hier toch heel wat mooie opportuniteiten voor de bedrijfswereld. Traditioneel hebben advocatenkantoren op dit vlak namelijk een serieuze voorsprong en dat biedt interessante perspectieven voor de bedrijven, zeker in die gevallen waar een bedrijf structureel een sterke link heeft met een bepaald advocatenkantoor. Denken we maar aan de digitale opslag van alle juridische knowhow, opvolgingssystemen voor contracten, enzovoort. Binnen een advocatenkantoor kan je daar IT de nodige prioriteit aan laten besteden, want de legal business is daar core, in tegenstelling tot bij de bedrijven. Maar ook in mijn lange bedrijfscarrière heb ik heel wat evolutie gezien. Zo wordt er bijvoorbeeld in het kader van kostenbeheersing steeds meer ingezet op systemen om interne efficiëntie in kaart te brengen alsook om een goed beeld te krijgen op de uitgaven aan advocatenkantoren. Dit is uiteraard niet vreemd omdat dit net betrekking heeft op de belangrijkste kostenelementen van een juridische dienst: eigen personeel versus externe support. De juiste balans tussen die twee elementen is één van de belangrijkste uitdagingen voor een General Counsel. Daarnaast heb ik in de loop der tijden ook een grote evolutie gezien in de digitalisering van board meetings en algemene vergaderingen, enzovoort.

Sophie: Heel afhankelijk van vele factoren en verschilt dus sterk van bedrijf tot bedrijf, én van de juridische afdeling zelf (bijv. omvang). Legal tech is bovendien ook een heel brede term. Groot pijnpunt van tech-tools binnen de juridische afdeling is dat men het vaak ziet als een stand alone, terwijl het enkel werkt als het deel uitmaakt van de business zelf, past in de strategie van het bedrijf, IT erbij betrokken wordt en begrijpt wat men beoogt, men doelen/middelen op elkaar afstemt, zodat de technologie echt geïntegreerd wordt binnen de werking van het bedrijf. Regelmatige feedback van bedrijfsjuristen ten aanzien van “nieuwe” legal tech die hen wordt aangeboden, is dat ze daar toch niet exact in vinden wat ze zoeken, of de echte toegevoegde waarde voor hun dagdagelijkse praktijk niet in die mate zien toenemen dat het de moeite waard is om in te investeren of er de budgetten voor te krijgen van het management.

6. De bedrijfsjurist is een strategische partner én behoeder van de wet. Hoe gaan deze hand in hand in de praktijk?

Sophie: Ik denk dat dit één van de moeilijkste evenwichten blijft binnen de functie van een bedrijfsjurist. De meest efficiënte manier om deze rol te vervullen bestaat erin om waar het kan, zoveel mogelijk oplossingen te bieden. Creatief zijn binnen de regels van de wet. Als je altijd met de rode vlag staat te zwaaien, dan ziet niemand dat nog na 10 keer. Als je 9 keer met een groene vlag zwaait, dan zal die rode vlag wel zijn effect genereren. Dat vereist vertrouwen van beide kanten, en dat is iets dat je uiteraard moet opbouwen.

Luc: Ethiek en integriteit zijn key voor een bedrijfsjurist maar dat geldt uiteraard niet alleen voor de bedrijfsjurist. Deze waarden moeten eveneens gedragen worden door het management want anders sta je in de woestijn te preken. Gelukkig heeft het management, los van het eerder filosofisch niveau van die waarden, meestal voldoende business sense om in te zien dat ethiek en integriteit sowieso essentiële voorwaarden zijn om op lange termijn als bedrijf succesvol te zijn, zowel puur financieel als qua reputatie. En dat helpt de bedrijfsjurist om één van zijn/haar essentiële taken te vervullen, met name het bedrijf zoveel mogelijk behoeden voor boetes, schadeclaims, reputatieverlies, verlies van management time en onnodige advocatenkosten. Dat is dat tweede aspect van “durf” waar ik eerder naar verwees: durven grenzen trekken. Dit wil echter niet zeggen dat je als bedrijfsjurist heiliger moet zijn dan de Paus en alle risico’s schuwen…, maar wel tijdig de nodige knipperlichten moet aanzetten indien het bedrijf bepaalde grenzen met potentieel belangrijke negatieve impact dreigt te overschrijden zonder enige zinvolle verantwoording. Daar maak je je in eerste instantie meestal niet populair mee, maar dat is een kwestie van interne geloofwaardigheid en vertrouwen die gradueel opgebouwd worden. Zoals eerder aangegeven is het overigens geen goed idee om alleen maar met een rode vlag te staan zwaaien zonder in oplossingen en scenario’s te denken met een realistische risico-inschatting. Indien je de focus eerder legt op oplossingen ipv problemen, bewijs je je waarde als bedrijfsjurist en zal dat net je geloofwaardigheid en het vertrouwen in jou als business partner versterken.

7. Wat zijn de 3 belangrijkste tips die u kan meegeven aan bedrijfsjuristen op vlak van communicatie en impact? En meer in het bijzonder, wat geeft u mee als tips aan startende bedrijfsjuristen?

Luc: Ik kom terug op mijn drie principes: LSD.

Die principes ga je echter maar kunnen toepassen indien je de ins and outs van de business goed begrijpt. Toon interesse in de business en durf vooral vragen te stellen om zaken goed te begrijpen zodat je ook weet wat de echte uitdaging is en hoe alles met alles verbonden is in de steeds complexere omgeving waarin we leven.

Last but not least, LSD vergt de nodige empathie: plaats jezelf in de situatie van de lezer en niet in de situatie van de jurist-specialist die vanuit zijn ivoren toren wil tonen wat voor goede jurist hij is.

Sophie: Spreek met het management. Spreek met de business units. Dit zijn jouw “klanten”. Stel vragen als je iets niet weet. Word, naast een juridisch expert, een expert in de business van het bedrijf, de sector waarin het opereert. Wees op de hoogte van de financiële, economische, operationele, technische, competitieve situatie van het bedrijf. Dit is de allereerste voorwaarde om je juridische kennis en service echt te laten renderen voor het bedrijf.

Hou de communicatie-lijnen levend (letterlijk) en beperk schriftelijk advies voor situaties waarin het niet anders kan. En schuw ook in dat geval mondelinge communicatie niet. Schriftelijke communicatie mag mondelinge communicatie nooit vervangen, hoogstens ondersteunen.

Als je dan toch schriftelijk moet communiceren, houd dan 1 zaak voor ogen: stop met te schrijven zoals een jurist. Je mag denken zoals een jurist, maar schrijf zoals een normaal begaafd persoon met een heldere en pragmatische geest dit zou doen. Start met de belangrijkste informatie, en maak komaf met de waanidee dat elke tekst uit een inleiding, analyse en slot moet bestaan.

Nadia Karera Membership Services Coordinator

¹ 13 writing rules, Ann Handley: No one will ever complain that you’ve made things too simple to understand.