Contracten: legal document of business asset?

Enige tijd geleden werd tijdens een panelgesprek voor derdejaarsstudenten rechten aan de UGent volgende vraag gesteld: is een contract vooral een juridisch document of eerder een business document?

Ongeveer 80% van de aanwezigen vond dat een contract in de eerste plaats een juridisch document was, gemaakt om risico’s te beperken. Slechts 20% vond het in de eerste plaats een business document waarin de praktische en commerciële afspraken bepaald worden. De vraagstelling maakte een juist antwoord eigenlijk onmogelijk, want een contract is natuurlijk beide.

Advocaat of bedrijfsjurist: een andere sport!

In het derde jaar rechten wordt natuurlijk geen onderscheid gemaakt tussen wie later als advocaat aan de bak zal gaan of kiest voor een carrièrepad als bedrijfsjurist. Wanneer het echter over contracten gaat, dan zien we een heel duidelijke tweedeling tussen beide profielen. Om beeldspraak te gebruiken: de advocaat is de brandweerman, terwijl de bedrijfsjurist als preventieadviseur fungeert.

De advocaat zal, om het even simplistisch voor te stellen, zijn of haar focus leggen op het elimineren of op zijn minst beperken van het risico van de klant, of het maximale uit de brand trachten te slepen bij een mogelijk issue.

De bedrijfsjurist zal als belangrijkste doel hebben zijn organisatie te behoeden voor grote risico’s én tegelijk zo weinig mogelijk de normale businessprocessen te hinderen of vertragen.

De bedrijfsjurist als preventieadviseur?

De uitdagingen van een preventieadviseur en een bedrijfsjurist kennen veel gelijkenissen. Potentieel kan je in alle aspecten van de business betrokken zijn: corporate governance, aan- en verkoopcontracten, GT&C, projecten, distributie- en licentieovereenkomsten,... In realiteit, ben je echter vaak alleen of met een klein team, waardoor je dus niet de resources of tijd hebt om overal inspraak te hebben (als je dat überhaupt al zou willen).

Te vaak ook zien we situaties waar de verwachtingen van bedrijfsjuristen op vlak van contractmanagement verkeerd zitten. Laat één ding duidelijk zijn: als bedrijfsjurist ben je niet de verantwoordelijke van de contracten, ben je niet de ‘contract owner’, of het zou moeten gaan om de engagement letter die je hebt met je externe adviseur(s). En je bent al zeker niet de algemene vraagbaak waar mensen terecht moeten om een contract te vinden, of te weten wat er nu juist afgesproken is.

Waar zit de verantwoordelijkheid over een contract dan wel? Simpel: zo dicht mogelijk bij de business, bij die mensen die weten en snappen waarom het contract überhaupt ooit nodig is geweest.

Risicobeperking in volle vaart

Als interne bedrijfsjurist wil je de adviseur zijn die het bedrijf helpt om alle contractrisico’s onder controle te houden, problemen te vermijden, en vooral meer een motor te zijn dan een rem wat de werking van de business betreft.

De enige manier waarop je dit kan realiseren is door:

• duidelijkheid te hebben over wie verantwoordelijk is voor wat.
• heldere processen in plaats te hebben en deze zo eenvoudig mogelijk te maken.
• duidelijke standaarden hebben, ook waar het gaat om toegestane afwijkingen.
• vroeg genoeg betrokken worden als het om niet-standaard voorwaarden of contracten betreft.
• technologie gebruiken die samenwerken met collega’s vergemakkelijkt.

Wanneer je bovenstaande gerealiseerd hebt, dan kan je je als bedrijfsjurist focussen op de uitzonderingen, er vertrouwen in hebben dat je vroeg genoeg betrokken wordt in die uitzonderingen en zicht hebben op hoe die standaard- en niet-standaard contracten in je organisatie worden gemanaged.

Wie zorgt er voor de technologie?

Wie is het best geplaatst om in de organisatie technologie, processen en structuur uit te rollen? Als bedrijfsjurist heb je hier niet veel van gezien tijdens je opleiding waarschijnlijk. Dat zal hetzelfde zijn voor die CFO in zijn financiële opleiding of aankoopmanager vanuit de zijne of hare. Het goede nieuws is dat er meer en meer partijen zijn die hier wél veel ervaring mee hebben en je kunnen bijstaan vanuit zowel het legal als het businessperspectief.

Wat die technologie betreft, is het vooral belangrijk om een onderscheid te maken tussen software voor een advocaat, vergeleken met software voor een bedrijfsjurist, om al de redenen die je hierboven gelezen hebt.

Contract Management Software is gemaakt om gebruikt te worden doorheen de organisatie, de verantwoordelijkheid zo decentraal te houden, maar je tegelijk overzicht te geven op de werking en de uitzonderingen. Een performante contractbeheertool, automatiseert én faciliteert interne processen zo maximaal mogelijk om de efficiëntie te verhogen en foutenmarges te minimaliseren.

Kijken we naar software voor advocatuur, dan zien we dat die vooral geënt is op dossiers laten beheren door advocaten. En dat is toch een andere sport …

Wil je meer weten over contractbeheersoftware voor bedrijfsjuristen?

Ga naar https://www.contractify.io/features en ontdek hoe je contracten eenvoudiger kan beheren in jouw organisatie.

Door: Steven Debrauwere, CEO Contractify