Er kan verwacht worden dat de Belgische “klokkenluiders”-wet aangenomen wordt voor het einde van het jaar: welke gevolgen zijn er voor ondernemingen?

Richtlijn 2019/1937 van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden, die tot doel heeft om minimumnormen vast te stellen met het oog op een betere bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden (“klokkenluiders”), moest door de lidstaten uiterlijk op 17 december 2021 omgezet worden. België heeft, net als verschillende andere lidstaten, deze termijn laten verstrijken zonder een wet aan te nemen die deze richtlijn omzet.

Richtlijn 2019/1937 van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden, die tot doel heeft om minimumnormen vast te stellen met het oog op een betere bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden (“klokkenluiders”), moest door de lidstaten uiterlijk op 17 december 2021 omgezet worden. België heeft, net als verschillende andere lidstaten, deze termijn laten verstrijken zonder een wet aan te nemen die deze richtlijn omzet.

In juli 2021 werd een voorontwerp van wet ingediend. Dit voorontwerp werd vervolgens in november 2021 voor advies voorgelegd aan de Nationale Arbeidsraad en de Centrale Raad voor het Bedrijfsleven, in januari 2022 aan de Hoge Raad voor Zelfstandigen en KMO's, in april 2022 aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en in juni 2022 aan de Raad van State. Toch werd er sindsdien geen vooruitgang geboekt wat de omzetting naar Belgisch recht betreft.

Uiteindelijk werd op 11 oktober jl. een wetsontwerp bij de Kamer van Volksvertegenwoordigers ingediend, hetgeen een belangrijke stap voorwaarts betekent voor de omzetting van de richtlijn, temeer daar de regering om een spoedbehandeling heeft gevraagd. Op het moment van voltooiing van deze bijdrage was de tekst nog in behandeling in de Kamer, waarbij verschillende (kleine) amendementen zijn voorgesteld. De goedkeuring van de wet wordt uiterlijk eind dit jaar verwacht.

Wat hierna volgt, betreft reeds een inhoudelijk overzicht op basis van de huidige tekst van het wetsontwerp. Er dient meteen opgemerkt te worden dat de regels niet zullen gelden voor de overheidssector, die over eigen regelgeving zal beschikken.

Materieel toepassingsgebied

Het materieel toepassingsgebied van de richtlijn was al zeer ruim en omvatte verschillende soorten inbreuken op het EU-recht, bijvoorbeeld met betrekking tot overheidsopdrachten, financiële diensten en voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme, milieubescherming, nucleaire veiligheid, volksgezondheid, consumentenbescherming, bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, ...

De Belgische wet zal voorts, naast de strafbare inbreuken in bovenvermelde materies, ook de bestrijding van belastingfraude en sociale fraude omvatten.

Personeel toepassingsgebied

De Belgische wet zal ook een zeer ruime personele werkingssfeer hebben, en zal niet alleen van toepassing zijn op werknemers (bedienden/arbeiders)

Aldus zullen (voormalige of toekomstige) werknemers, zelfstandigen, vrijwilligers en stagiairs (betaald of onbetaald), aandeelhouders en leden van het bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan (met inbegrip van niet-uitvoerende leden), personen die werken onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers of leveranciers, alsmede met deze personen verbonden derden of facilitators, evenzeer van de bescherming kunnen genieten.

Bescherming tegen represailles

De melders zullen worden beschermd tegen represailles, zoals bijv. schorsingsmaatregelen, tijdelijke buitendienststelling, ontslag, degradatie, weigeren van bevordering, wijziging van taken of arbeidsplaats, loonsverlaging, verandering van de werktijden, intimidatie, pesterijen, uitsluiting, discriminatie, niet-verlenging of vervroegde beëindiging van een contract voor bepaalde tijd, enz.

Hoewel dit kon worden verwacht, voorziet het wetsontwerp daarentegen niet in een "beschermingsperiode", zoals wel het geval is voor bepaalde andere materies binnen het Belgisch sociaal recht.

Deze bescherming wordt verleend aan de melders op voorwaarde dat zij redelijke gronden hebben om aan te nemen dat de door hen gemelde informatie op het ogenblik van de melding juist was en binnen de werkingssfeer van de wet viel, en dat de melding gebeurde via de door de wet bepaalde kanalen (interne melding, externe melding of openbaarmaking). Ook is bepaald dat de klokkenluider de bescherming niet verliest om de enkele reden dat de te goeder trouw gedane melding uiteindelijk onjuist of ongegrond is gebleken.

Elke persoon die de bescherming geniet en zich bedreigd voelt of het slachtoffer is van represailles, zal een klacht kunnen indienen bij de federale coördinator, met opgave van de redenen van de klacht.

De persoon die meent het slachtoffer te zijn van represailles, kan de zaak ook aanhangig maken bij de arbeidsrechtbank, desgevallend ook in het kader van een procedure in kort geding. De wet voorziet een vermoeden van oorzakelijk verband tussen de schade geleden door de melder ingevolge de represaillemaatregel, en de melding zelf. Het is dan aan de onderneming die de nadelige maatregel heeft gesteld, om dit vermoeden te weerleggen door aan te tonen dat de maatregel was gebaseerd op rechtmatige gronden (zoals bijvoorbeeld, in het geval van ontslag, redenen die geen verband houden met de melding, de prestaties van de werknemer, enz.)

Als het slachtoffer van represailles een werknemer is, voorziet het wetsontwerp in de toekenning van een forfaitaire vergoeding, waarvan het bedrag varieert tussen 18 en 26 weken loon. (Deze vergoeding kan overigens niet worden gecumuleerd met een op grond van cao 109 toegekende vergoeding voor kennelijk onredelijk ontslag.) Als het slachtoffer een andere persoon is, stemt de vergoeding overeen met de werkelijk geleden schade en moet het slachtoffer het bewijs leveren van de omvang van deze schade.

In geval van melding van een inbreuk op het gebied van financiële diensten, producten en markten, voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme is zelfs bepaald dat de werknemer in geval van beëindiging van zijn arbeidsovereenkomst kan verzoeken om gere-integreerd te worden in de onderneming.

Interne meldingskanalen

Ondernemingen met ten minste 50 werknemers zullen meldingskanalen en procedures moeten instellen voor de interne opvolging van meldingen. Dit zal moeten gebeuren na raadpleging van de sociale partners (d.w.z. de ondernemingsraad of, bij ontstentenis daarvan, de vakbondsafvaardiging of, bij ontstentenis daarvan, het CPBW of, bij ontstentenis daarvan, de werknemers zelf).

Deze kanalen moeten op zijn minst toegankelijk zijn voor de werknemers, en ook voor andere mensen - zoals zelfstandigen, enz. - als de onderneming het toestaat.

De wet bepaalt dat de interne meldingskanalen zoveel mogelijk voorrang moeten krijgen op externe, door de Belgische staat, ingestelde kanalen.

In kleinere ondernemingen, die geen interne kanalen moeten instellen, tenzij een Koninklijk Besluit anders zou beslissen, en die niet vrijwillig dergelijke kanalen instellen, zullen de werknemers echter gebruik moeten maken van externe kanalen.

De meldingsbeheerder

De interne meldingskanalen kunnen intern worden beheerd door een meldingsbeheerder (“whistleblowing officer”) dan wel worden uitbesteed aan een derde partij, die dan wel voldoende waarborgen zal moeten bieden.

De meldingsbeheerder zal instaan voor de ontvangst van de meldingen en de opvolging van de verslagen. Hij is het aanspreekpunt voor de melder, die op de hoogte moet worden gehouden van het voortgang van de procedure.

De functie van meldingsbeheerder moet kunnen waarborgen dat hij onafhankelijk is. Er mag ook geen sprake zijn van belangenconflicten. De meldingsbeheerder mag geen instructies krijgen met betrekking tot de behandeling van een concreet dossier en moet rechtstreeks aan het hoogste managementniveau kunnen rapporteren over (potentiële) risico's of hindernissen bij het vervullen van zijn taken.

Procedures voor interne melding en opvolging

De door de ondernemingen in te voeren procedures voor interne melding en opvolging moeten ten minste de volgende elementen bevatten:

  • Een kanaal/ kanalen voor het ontvangen van meldingen, die zowel schriftelijk als mondeling moeten kunnen worden gedaan (bijvoorbeeld per telefoon of via een spraakberichtsysteem). Op verzoek van de klokkenluider moet het ook mogelijk zijn om de melding te doen via een fysieke ontmoeting, die binnen een redelijke termijn moet plaatsvinden.

In ondernemingen met 250 werknemers of meer moet het ook mogelijk zijn om anonieme meldingen te doen;

  • Binnen 7 dagen moet een ontvangstbevestiging verzonden worden naar de melder;
  • De aanduiding van de meldingsbeheerder (zie hierboven);
  • Een redelijke termijn, die niet langer mag duren dan 3 maanden vanaf de datum van de ontvangstbevestiging, om de melder feedback te geven;
  • Het verstrekken van duidelijke en gemakkelijk toegankelijke informatie over de procedures voor externe meldingen.

De wet bepaalt niet via welk instrument deze regels moeten worden voorzien. Dit kan dus gebeuren, naar keuze van de onderneming, via het arbeidsreglement, een collectieve arbeidsovereenkomst of een eenvoudige bedrijfspolicy. Dit laatste zal het meest ”soepele” en “flexibele” instrument zijn.

Beveiligingsmaatregelen

Bedrijven zullen maatregelen moeten nemen om de interne kanalen te beveiligen teneinde de geheimhouding te waarborgen van de klokkenluider en de eventueel in de meldingen genoemde derden, en teneinde toegang door onbevoegde personeelsleden te voorkomen.

De identiteit van de klokkenluider wordt niet bekendgemaakt zonder zijn uitdrukkelijke en vrije toestemming.

Registratie van de meldingen

De meldingen - ook deze die mondeling gebeurden - zullen moeten bijgehouden worden. Wanneer de melding via een telefoonlijn of een spraakberichtsysteem gebeurde, kan de melding of worden opgenomen of volledig en nauwkeurig worden overgeschreven. De melder moet dan de mogelijkheid krijgen om dit afschrift goed te keuren.

Daartoe zullen de ondernemingen een specifiek register moeten bijhouden met alle ontvangen meldingen.

Het wetsontwerp bepaalt momenteel dat meldingen moeten worden bijgehouden gedurende de tijd dat de contractuele relatie tussen de melder en de werkgever loopt. De duurtijd voor het bijhouden van meldingen die gedaan zijn door derden - in de hypothese dat een onderneming ervoor kiest haar interne kanalen open te stellen voor andere personen dan haar werknemers - is evenwel niet bepaald.

Sancties

Inbreuken op de bepalingen van de wet m.b.t. interne meldingen en de opvolging daarvan worden bestraft met een sanctie van niveau 4 van het Sociaal Strafwetboek, d.w.z. hetzij een gevangenisstraf van 6 maanden tot 3 jaar en/of een boete van 4.800 tot 48.000 EUR, hetzij een administratieve boete van 2.400 tot 24.000 EUR (per werknemer).

Inwerkingtreding van de wet

De nieuwe wet zal in werking treden 2 maanden na de dag waarop de wet in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

Er is echter voorzien dat ondernemingen in de private sector met 50 tot 249 werknemers tot 17 december 2023 de tijd krijgen om interne meldingskanalen op te zetten.

Bedrijven met meer dan 250 werknemers moeten daarentegen wel voorbereid zijn tegen eind 2022 - begin 2023.

Sarah Cluydts – Senior Associate Claeys & Engels

More Partner Blogs


30 november 2022

Het belang van CAO nr. 32bis in overheidsopdrachten

Bij een (her) plaatsing van een overheidsopdracht voor diensten wordt een onderneming voor de...

Lees meer...

25 november 2022

Labour deal 2022: 7-day notification term for variable work schedules

On 10 November 2022, the Act of 3 October 2022 on various labour provisions was published in the...

Lees meer...

24 november 2022

Contracten: legal document of business asset?

Enige tijd geleden werd tijdens een panelgesprek voor derdejaarsstudenten rechten aan de UGent...

Lees meer...

23 november 2022

Er kan verwacht worden dat de Belgische “klokkenluiders”-wet aangenomen wordt voor het einde van het jaar: welke gevolgen zijn er voor ondernemingen?

Richtlijn 2019/1937 van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het...

Lees meer...

21 november 2022

The Belgian "European Long-Term Investment Fund": ready for take-off?

The European Long Term Investment Fund (hereinafter “ELTIF”) was created by the EU in 2015...

Lees meer...